فرآیند تدوین استراتژی سازمان

تحلیل، شناخت و هدف گذاری ( Goal Setting )

در فرآیند تدوین استراتژی سازمان در مرحله اول باید تحلیل، شناخت و هدف گذاری ( Goal Setting ) را آغاز کنیم که طبق گام های ذیل باید اقدام لازم را بعمل آوریم .

1. شناخت ذیفعان سازمان
2. تعیین چشم انداز سازمان
3. تنظیم بیانه ماموریت یا رسالت
4. شناسایی ارزش های اساسی و کارکردی
5. شناخت محیط کلان سازمان
6. شناخت و ارزیابی محیط خارجی سازمان
7. شناخت و احضاء فرصت ها و تهدیدهای بیرونی
8. شناسایی محیط داخلی سازمان
9. شناخت و احضاء نقاط قوت و ضعف درون سازمان
10. تجزیه و تحلیل فرصت ها، تهدیدها، قوت ها و ضعف ها ( SWOT)
11. ارزیابی مجدد مأموریت و اهداف
12. تنظیم گزینه های مختلف استراتژِی

 

شناسایی ذی نفعان ( Stakeholders )

در فرآیند تدوین استراتژی سازمان در مرحله اول شناخت ذینفعان بسیار مهم است اساسا؛ ذی نفعان افراد یا سازمان هایی هستند که می توانند بر سازمان ما تاثیر گذارند و یا از آن تأثیر بپذیرند. و ما باید نظرات و علائق آن ها در تدوین فرآیند استراتژیی سازمان مد نظر قرار دهیم، تا از طریق این مشارکت، سازمان هدفمند و هماهنگ تر به راه خود ادامه دهد.

بدین منظور موارد زیر به ترتیب باید مد نظر باشد  

1. شناسایی همه ذی نفعان حقیقی و حقوقی
2. تعیین اهمیت هر یک از آنها در اداره سازمان
3. مشخص کردن دیدگاه ها، معیار رضایت و اهداف آن ها
4. تأثیر نظرات آن ها بر برنامه های اجرایی ما
5. مکانیزم جلب حمایت آنها در حین برنامه ها
6. مکانیزم گزارش دهی به آنها طبق قوانین موجود
7. مکانیزم نحوه اخذ بازخورد آنها نسبت به عملکرد سازمان

 

ذینفعان سازمان کیستند؟

• سهامدران و شرکاء سازمان
• مدیران و کارکنان سازمان
• رده های قانونی ناظر بر فعالیت سازمان
• مشتریان و خریداران محصولات سازمان
•  بازارهدف و جامعه

خواسته های ذینفعان

در فرآیند تدوین استراتژی سازمان؛ هنگام شناسایی ذینفعان به سئوالات زیر باید به دقت پاسخ دهید :

• چه کسانی محصولات یا خدمات را مصرف یا دریافت می کنند ؟
• چه کسانی از عملکرد سازمان سود می برند ؟ ( داخلی و خارجی )
• مشتریان خارج سازمان چه کسانی هستند و چه انتظاری دارند ؟
• مشتریان داخل سازمان (کارکنان، مدیران) چه انتظاراتی دارند ؟
• عملکرد مناسب سازمان از نظر مشتریان چیست ؟ (داخلی و خارجی )
• آیا سازمان دیگری وجود دارد که نیاز مشتریان را رفع کند ؟
• اگر سازمان دچار خدشه اساسی شود چه پیامدی برای جامعه دارد؟

 

تعیین چشم انداز ( Vision )

تعریف : چشم انداز یعنی آن چه که در آرزوی دست یافتن به آن می باشیم .

در فرآیند تدوین استراتژی سازمان؛ تعیین دقیق چشم انداز خیلی مهم است. در این هنگام باید بدانیم که چشم انداز، حالت آرمانی داشته و کمی نمی باشد و چشم انداز به این سوال پاسخ می دهد : آن چه می خواهیم بشویم چیست ؟

در بیان چشم انداز بایستی سه موضوع در نظر گرفته شود

• مقصود
• توجیه
• فایده

همچنین هنگام تدوین برنامه ریزی استراتژیک باید برابر تحلیل و شناخت طبق قواعد زیر جمع بندی کرد .

• آرزوی روشن برای آینده در نظر گرفته شود
• چالش برانگیز و معنی دار باشد
• محکم ولی انعطاف پذیر باشد
• ساده، کوتاه و به یاد ماندنی باشد .

 

تفاوت رسالت و دورنما

  در هنگام تدوین استراتژی؛ باید مفهوم علمی چشم انداز و رسالت را به درستی دریابیم که رسالت و چشم انداز به آینده ای که سازمان آرزو دارد طبق قواعد ذیل به آن دست یابد نظر دارد.

رسالت( Mission )	دورنما(vision )
ثابت	قابل تغییر
فلسفه وجودی	آینده آرمانی
تعهد به انجام	وعده به انجام

 

ویژگی های چشم انداز

در فرآیند تدوین استراتژی سازمان؛ هنگام تدوین چشم انداز به ویژگی های زیر باید دقت کنیم .

1. خلاصه
2. قابل درک و روشن
3. قابل انعطاف
4. الهام بخش و ترغیب کننده
5. در راستای رسالت
6. نقطه تفاهم مشتریان
7. توصیف کننده خدمات آینده

 

نحوه تهیه چشم انداز

1. نگرش عمیق اعضا بیان شود ؟
2. سازمان درآینده بدنبال چیست ؟
3. سازمان چه تصمیماتی درآینده دارد ؟
4. آینده مطلوب سازمان چیست ؟
5. چه تصویری نسبت به مشتریان دارید ؟
6. کیفیت زندگی مشتریان چگونه ارتقاء می یابد ؟
7. بزرگترین فرصت های پیش رو چیست ؟

 

رسالت یا مأموریت ( Mission )

در فرآیند تدوین استراتژی سازمان؛ باید تعیین رسالت یا ماموریت، که معرف علت وجودی سازمان می باشد و به دو سوال اساسی زیر به دقت پاسخ می دهیم :

• چه می کنیم ؟
• چه خواهیم کرد ؟

 

بیانیه مأموریت ( Mission Statement )

• در واقع بیانیه مأموریت مشروعیت ایجاد و ادامه حیات سازمان را تبیین می کند .
• مثلاً ماموریت سازمان های بهداشتی و درمانی، حفظ و ارتقاء وضع سلامت جامعه می باشد .

 

بیانیه مأموریت شامل اجزا زیر می باشد

• بیان زمینه فعالیت
• بیان اهداف اصلی
• بیان ارزش ها ( Values ) ، باورها و نگرش ( فلسفه سازمانی )

 

فلسفه سازمانی ( Organization Philosophy )

منعکس کننده باورها و ارزش ها و نگرش های اصلی سازمان است که راهنمایی برای تصمیم گیری مدیران سازمانی می باشد .

 

عناصر بیانیه مأموریت

·        مشتریان	·        نقطه نظرات در ارتباط با رشد و توسعه کشور
·        خدمات یا محصولات	·        فلسفه سازمانی
·        محدوده جغرافیایی	·        نقاط قوی درونی
·        فن آوری	·        علاقه ذی نفع ها

 

بیانه مأموریت باید الهام بخش و برانگیزنده باشد .

ضرورت تهیه :

1. تدوین مقاصد مهم، روشن و مرتبط .
2. تبیین چارچوب اصلی برنامه ریزی .
3. متعهد ساختن کارکنان به تحقق اهداف .
4. جلب حمایت افراد خارج سازمان .

 

نقش و اهداف بیانیه مأموریت

1. ایجاد گرایش یکسان در تمام سازمان
2. ایجاد تفاهم در ارتباط با ایده های سازمان
3. منبع الهامی در ارتباط با فعالیت های روزمره
4. عامل هدایتی و گرایشی کارکنان در راستای اهداف

 

ارزش ها ( Values )

یکی دیگر از گامها در فرآیند تدوین استراتژی سازمان تعیین ارزش های سازمان است؛ اساسا ارزش ها عبارتند از اصولی که از نظر فردی و اجتماعی در سازمان نوعی رفتار مناسب و برتر شمرده می شوند و در هر حال معیارهای ثابت سازمان برای تصمیم گیری ها هستند می باشد. نظیر صداقت، رازداری، رضایت گیرنده خدمت در همه جا .

 

کاربرد ارزشهای سازمانی

ارزش های کاربردی نقش انسجام دهنده افراد در سازمان را ایفا می نماید که عبارتند از :

1. مبنا و معیار برای تصمیم گیری مدیران عالی
2. بیان کننده ارزش های مورد قبول جامعه و سازمان
3. ایجاد انگیزه در مدیران و کارکنان
4. وسیله تغییر و رشد فرهنگ سازمانی
5. محرک عملیاتهای تبدیل دورنما به واقعیت
6. همسو شدن با ارزش های حاکم بر جامعه
7. جلوگیری از مقاومت منفی در پیشبرد اهداف

 

شناخت محیط کلان سازمان

در فرآیند تدوین استراتژی سازمان باید به دقت نسبت به شناخت عوامل محیطی اعم از محیط سیاسی، اجتماعی، فرهنگی، اقتصادی، قانونی و داخلی اقدام کنیم . و بدانیم این موارد نقش بسیار اساسی در تنطیم برنامه ها و ساختارها و ارتباطات سازمانی خواهند داشت. لذا هر چه محیط درونی و بیرنی سازمان بدقت شناخته شود بهتر خواهد بود . به عنوان مثال مواردی نظیر:

محیط کلان : 1.     عوامل جهانی 2.     عوامل سیاسی 3.     عوامل اقتصادی 4.     عوامل اجتماعی 5.     عوامل فرهنگی 6.     عوامل امنیتی 7.     عوامل فن آوری

محیط رقابتی : 1.     تحلیل مشتریان 2.     تحلیل تازه وارد ها 3.     تحلیل تدارک کنندگان 4.     تحلیل کالا یا خدمت 5.     تحلیل رقبا 6.     تحلیل تبلیغات 7.     تحلیل علل ماندگاری

محیط داخلی : 1.      نحوه مدیریت 2.     استراتژی و برنامه 3.     وضع منابع انسانی 4.     تولید محصول 5.     تحقیق و توسعه 6.     بازاریابی و فروش 7.     نظام های اجرایی

 

برای شناخت محیط های درون سازمانی ابتدا عوامل محیط مربوطه به دقت شناسایی، احصاء و بررسی شوند و به عنوان منابع ( Resources ) برنامه ریزی در نظر گرفته شوند .

 

شناخت و احضاء عوامل محیط خارجی 

در فرآیند تدوین استراتژی سازمان؛ شناسایی فرصت ها و تهدیدها نقش بسیار اساسی در تدوین استراتژی دارد.

• شناخت فرصت ها(Opportunities) : مجموعه عواملی که در محیط خارجی سازمان، روند اجرای کارهای سازمان را تسهیل می کند مثل اعطای وام و …
• شناخت تهدید ها ( threats) : مجموعه عومالی که در محیط خارجی سازمان، رونداجرای کارهای سازمان را دچار مشکل جدی یا بحران می کند مثل سیل، افزایش نزخ مالیات یا ارز و …

این موضوعات مهم ترین قسمت تدوین برنامه ریزی استراتژیک بوده و به عواملی تأکید دارد که ظهور و بروز آن ها در اختیار سازمان و مدیریت نمی باشد و بر این اساس باید فرصت ها و تهدیدها بدقت شناسایی شوند و برای آن راه کاری اندیشه شود.

 

روش های ارزیابی عوامل محیطی

1. ریزبینی یا پویش گری
2. ردیابی
3. پیش بینی
4. پایش

 

تهیه ماتریس ارزیابی عوامل خارجی :external  factor evaluation   (EFE)

الف – نگارش 5 فرصت و 5 تهدید بر اساس میزان و اولویت تعیین شده ( مجموعاً 10 عامل ) .

ب – تعیین ضریب ( مجموع 100 برای کل عوامل خارجی )

ج – محاسبه رتبه برای هر یک از عوامل خارجی بر اساس وضعیت موجود . ( 1- بی تأثیر 2- تأثیر کم 3- تأثیر متوسط 4- تأثیر زیاد )

د- محاسبه نمره برای هر یک از عوامل خارجی ( رتبه * ضریب / 100 )

ه – محاسبه امتیاز عوامل خارجی ( مجموع نمرات نهایی )

 

ماتریس ارزیابی عوامل خارجی

عوامل خارجی EFE	ضریب	رتبه	نمره
فرصت ها
1-
2-
3-
4-
5-
تهدید ها
1-
2-
3-
4-
5-
جمع کل

 

 

شناخت عوامل محیط داخلی سازمان

در فرآیند تدوین استراتژی در موضوع؛ ارزیابی محیط داخلی سازمان سه متغیر در نظر گرفته می شود :

• منابع انسانی، مالی، تجهیزاتی، مکانی و تکنولوژیکی و بقیه واحدهای سازمانی
• استراتژی جاری، فرهنگ سازمانی، نقش و مأموریت سازمان
• عملکرد مدیریتی و میزان سودآوری مورد انتظار

که باید طبق قاعده نقاط قوت و نقاط ضعف دقیقا احضاء و بررسی شوند

شناخت و ارزیابی عوامل داخلی موثر

• نقاط قوت (Strengths ) : مجموعه عوامل علمی، مدیریتی، مهارتی، اخلاقی، آموزشی، مالی، تجهیزاتی، مکانی که باعث پیشرفت کار سازمان می شود را نقاط قوت گویند که به دقت باید احضاء شود
• نقاط ضعف (Weakness ) : مجموعه عوامل علمی، مدیریتی، مهارتی، اخلاقی، آموزشی، مالی، تجهیزاتی، مکانی که باعث عدم پیشرفت کار سازمان می شود نیط باید احضاء شود و برای حل وفصل آن باید چاره اندیشی شود .

برای رسیدن به نقاط ضعف و قوت سازمان در ابتداء به سوالات ذیل به دقت پاسخ دهید.

 

شناسایی نحوه عملکرد سازمان در گذشته

1. آیا فرآیندها و نظامات سازمان کامل است؟
2. آیا انسجام سازمانی در اجرای ماموریت ها وجود دارد؟
3. آیا سازمان پاسخگو نیاز گروه هدف بوده است ؟
4. آیا خدمات به نحو مناسب ارائه شده است ؟
5. آیا تغییرات تاثیرگذار در سازمان اتفاق افتاده است ؟
6. در حال حاضر در رکود هستیم یا در پیشرفت ؟ ( دلایل )
7. در برنامه توسعه کشور دارای چه سهمی هستیم ؟

 

شناسایی عملکرد فعلی سازمان

1. فعالیتهای در دست اقدام چیست ؟
2. فعالیتهای مکمل و متضاد کدام است ؟
3. آیا نیازی به تداوم فعالیتها می باشد ؟
4. مبنای سنجش عملکرد چیست ؟
5. نگرش جامعه به عملکرد سازمان چیست ؟
6. آیا سازمان در میدان رقابت چالش دارد؟
7. آیا سازمان قدرت رقابت با رقبا را دارد؟

 

شناسایی نقاط ضعف و قوت سازمان

1. ظرفیت و توان فعلی مجموعه چیست ؟
2. نقاط قوت سازمان را نام ببرید و چگونه میتوان آنها را تقویت کرد ؟
3. نقاط ضعف سازمان را نام ببرید و چگونه میتوان آنها را رفع کرد ؟
4. موانع تامین نیاز و انتظارات مشتریان چیست ؟
5. آیا انسجام سازمانی برای رسیدن به اهداف وجود دارد ؟
6. آیا انگیزه های مدیران و کارکنان در راستای اهداف است؟
7. آیا احساس تعلق خاطر در سازمان مثبت است؟

 

تدوین استراتژی ها :

تهیه ماتریس ارزیابی عوامل داخلی

Internal factor Evaluation (IFE)

الف – نگارش 5 نقطه قوت و 5 نقطه ضعف بر اساس میزان و اولیت تعیین شده ( مجموعاً 10 عامل )

ب – تعیین ضریب ( مجموع 100 برای کل عوامل داخلی )

ج- محاسبه رتبه برای هر یک از عوامل داخلی بر اساس وضعیت فعلی  ( 1- بی تأثیر 2- تأثیر کم 3- تأثیر متوسط 4- تأثیر زیاد )

د- محاسبه نمره برای هر یک از عوامل داخلی ( رتبه * ضریب / 100 )

ه – محاسبه امتیاز عوامل داخلی ( مجموع نمرات نهایی )

ماتریس ارزیابی عوامل داخلی

عوامل داخلی IFE	ضریب	رتبه	نمره
فرصت ها
1-
2-
3-
4-
5-
تهدید ها
1-
2-
3-
4-
5-
جمع کل

 

 

قدم چهارم :تهیه ماتریس

باکمک ماتریس توز ( TOWS )   و وضعیت سازمان ( IE ) ، استراتژی ها را مشخص نمائید .

ماتریس توز چهارنمونه استراتژی رابه ما پیشنهاد می کند :

1. SO : عالی ترین وضعیت است و میتوان با استفاده از نقاط قوت و فرصت ها سهم سازمان را در بازار افزایش داد .
2. WO : باید نقاط ضعف را کاهش داد و از فرصت ها بهره لازم برد .
3. ST : از نقاط قوت استفاده کرده و از تهدیدها دوری کنید .
4. WT : هدف کاهش نقاط ضعف و تهدیدها در حداکثر زمان ممکن است و وضعیت بسیار وخیم می باشد پس باید دنبال انحلال ، ادغام ، کاهش عملیات و … باشیم .

ماتریس توز TOWS

 

عنوان	نقاط قوت S 1- 2- 3- 4- 5	نقاط ضعف W 1- 2- 3- 4- 5-
فرصت ها O	استراتژی ها SO	استراتژی WO
1- 2- 3- 4- 5-	1- 2- 3- 4- 5-	1- 2- 3- 4- 5-
تهدیدها T	استراتژی ST	استراتژی WT
1- 2- 3- 4- 5-	1- 2- 3- 4- 5-	1- 2- 3- 4- 5-

 

 

تهیه ماتریس داخلی  و خارجی

Internal External (IE )

 

	4	3	2	1
3 2 1/2 1	SO		WO
	ST		WT