فرآیند عارضه یابی سازمان ها
در بحث فرایند عارضه یابی سازمان ها، ابتداء باید توجه کنیم که سازمانها و شرکت ها مثل انسان ها یک موجود زنده و پویا هستند.
همانطور که انسان ها گاها دچار مریضی جسمی و مشکلات روحی و روانی می شوند و برای رفع مریضی و مشکل خود به پزشک مراجعه می کنند، آقا یا خانم دکتر برای تشخیص دقیق درد و مشکل، فرد مریض را به آزمایشگاه، رادیولوژی، سی تی اسکن، ام آر آی … می فرستند یا از او تست می گیرد و معاینه می کند تا علل مریضی و مشکل را درست ببفهمند و بر این اساس بتوانند درد و مشکل را دقیق و ریشه ای درمان کنند.
این اقدام پزشکان برای درک درست و ریشه ای مریضی توسط همکاران آزمایشگاه و … طبق زبان علم مدیریت نوعی عارضه یابی است .
همانطور که گفتیم سازمان ها موجود زنده و پویا هستند. آنها هم با توجه به مجموعه عوامل محیط داخلی و خارجی دچار انواع مشکلات و بعضا بحران می شوند .
لذا برای درک درست مشکلات سازمان و علل ایجاد آنها، ابتداء باید عارضه یابی سازمانی صورت پذیرد تا بتوان راه حل برون رفت از مشکلات را پیشنهاد داد.
تعریف عارضه یابی سازمانی
درک و شناخت کامل از وضعیت موجود سازمان و پیداکردن مشکلات آن که عارضه یابی سازمان نامیده می شود، عارضهیابی در مفهومی عام به معنای شناسایی و کشف مشکلات و نارساییهای موجود در سازمان میباشد.
هر سازمانی با توجه به ویژگی های خاص خود درگیر مشکلات کوچک و بزرگی می باشد که درک و برطرف نمودن این مشکلات، تا حد زیادی در رشد و توسعه سازمان، موثر خواهد بود. اما بعضی مواقع این مشکلات در سازمان ها پنهان می مانند و زمانی آشکار می شوند که حل آنها مستلزم صرف هزینه و زمان بسیار بیشتری نسبت به قبل می باشد؛ لذا تشخیص به موقع عارضههای سازمان کمک بسزایی در کاهش هزینه های برطرف کردن آنها می نماید. شناسایی مشکلات سازمان نیازمند درک کلی از سازمان و آشنایی با جزئیات فرآیندهای سازمانی می باشد که این امر، در سایه کاری دقیق و کارشناسی شده ممکن می باشد.
نمونه مشکلات و عارضه سازمان ها
1. فشار بیش از حد کار به مدیران عالی رتبه و میانی
2. فقدان تفکر سازنده برای بهبود مستمر فعالیتهای سازمان
3. عدم پیشرفت کارها در زمان خودش برابر برنامه سازمان
4. ناهماهنگی بین بخشهای مختلف سازمان
5. کم کاری و نارضایتی کارکنان سازمان
6. پایین بودن نسبت سود حاصل از سرمایهگذاری
7. پایین بودن راندمان کاری و تولید سازمان
8. عدم توانایی سازمان در افزایش سهم خود از بازار
9. کم شدن فروش از دست دادن بازار هدف
10. فشار رقبا برای کسب سهم بازار سازمان
11. پایین بودن سطح سودآوری سازمان
12. عدم توانایی پرداخت اقساط بانک ها
13. مشخص نبودن رضایتمندی مشتریان سازمان
14. شایعات و تبلیغات منفی علیه سازمان
15. گیر دادن نهادهای نظارتی به کارهای سازمان
16. درگیری و مناقشه سهامداران در سازمان
17. وجود پرونده های زیاد مناقشه برانگیز در سازمان
اهداف عارضه یابی سازمانی
• شناسایی نقاط ضعف و عارضههای سازمان
• شناسایی نقاط قوت و اثر گذار سازمان
• شناسایی فرصتهای پیش روی سازمان
• شناسایی نقاط تهدید پیش روی سازمان
• شناسایی و تحلیل محیط موجود برای بررسی عملکرد سازمان
• ارائه راهکارهای علمی و عملی برای حل مشکلات
• جلوگیری از اتلاف منابع مالی سازمان در پروژههای غیر کاربردی
• تحليل دقيق ساختار، فرآيند اهداف و استراتژیهای سازمان و بهبود آنها
• بهبود شاخصهای بهرهوری و سودآوری
تحلیل نقاط ضعف و قوت در عارضه یابی سازمان
در هنگام بررسی فرآیند عارضه یابی سازمان ها، ابتدا به تعریف نقاط ضعف و قوت توجه کنید تا برابر تعریف علمی بتوانید نقاط ضعف و قوت را شناسایی کنید.
نقاط ضعف یا کاستی ها Weakness
تعریف نقاط ضعف؛ كمبود فرآیندها، آموزش ها، کمبود منابع مادی و سرمایه انسانی مورد نياز در سازمان، براي توليد و ارائه خدمات در بازار تعيين شده را، نقاط ضعف گويند.
بعبارتی دیگر؛ هر عامل درون سازمانی که موجب اتلاف زمان، نیرو، توان، انرژی و منابع مادی و معنوی سازمان شود نقطه ضعف سازمان محسوب می شود .
نقاط قوت توانایی های داخلی Strengths
تعریف نقطه قوت؛ وجود منابع مادی، انسانی، فرآیندی مورد نياز در سازمان Internal Environmental Factors (Forces) براي توليد و ارائه خدمات در بازار تعيين شده را نقاط قوت گويند .
بعبارتی هر عاملی در درون سازمان موجب رشد، تعالی و موفقیت و کسب سود مادی و معنوی سازمان شود نقطه قوت محسوب می شود.
اصولا برای عارضه یابی داخلی سازمان یعنی شناخت نقاط ضعف و قوت باید به تفکیک معاونت ها و مدیریت و واحدهای اولویت دار با پرسش و پاسخ و مشاهده مجموعه فرآینده ها و دستورالعمل ها و … انجام می شود و کل مدیران و کارشناسان سازمان در کنار تیم عارضه یابی در این امر مهم مشارکت کنند تا نقاط ضعف و قوت سازمان برابر تعارف فوق بطور دقیق مشخص شود.
برای عارضه یابی داخلی سازمان پنج حوزه اصلی هر کسبوکار یعنی
1. استراتژی و برنامه ریزی،
2. ساختار و سازماندهی
3. وضعیت منابع انسانی
4. وضعیت تولید محصول یا خدمت،
5. بازاریابی و فروش
در اولویت هستند.
تحلیل نقاط فرصت و تهدید در عارضه یابی سازمان
فرآیند عارضه یابی سازمان ها، ابتدا به تعریف نقاط فرصت و تهدید توجه کنید تا برابر تعریف علمی بتوانید نقاط فرصت وتهدید را شناسایی کنید.
فرصت ها Opportunities
1. در صورتي كه محيط کسب وکار از نظر توليد و بازار به نحوي باشدكه مجموعه عوامل نيروهاي محيطي(External Environmental Forces)، در تعادل و يا مثبت باشد (محيط مناسب باشد) ، براي توسعه فعاليت ها فرصت وجود دارد.
تهديدها یا فشار های محیطی Threats
1. در صورتي كه محيط از نظر توليد و بازار به نحوي باشد كه مجموعه عوامل و نيروهاي محيطي (EEF) ، در تعادل نبوده و يا منفي باشد (محيط نامساعد باشد) ، تهديد براي فعاليت سازمان محسوب مي شود.
عارضه یابی محیط خارجی سازمان که شامل نقاط فرصت و تهدید بیرونی است بر اساس بررسی قوانین و مقررات کشور و محیط های رقابتی، سیاسی، اقتصادی، فرهنگی و اجتماعی مورد بررسی قرار می گیرد تا عوامل اثر گذار بر سازمان ناشی از محیط بیرونی شناسایی و برای آن چاره اندیشی شود .
فرایند عارضه یابی سازمانی
در فرآیند عارضه یابی سازمان؛ با دیدگاه سیستمی و ورود به رده های ذی مدخل سازمان نسبت به جمعآوری اطلاعات، پردازش اطلاعات به دست آمده با متخصصین مربوطه می توان در جهت رفع مشکلات گام برداشت.
بر این اساس باید طبق مراحل ذیل اقدام کنیم.
1. بیان مسئله و مشکل اصلی سازمان
2. شناسایی نشانه های مشکل سازمان
3. استخراج علت های ایجاد مشکل
4. تعیین روابط علت های مشکل
5. شناسایی علت های ریشه ای مشکل
6. تعامل لحظه ای با مدیران سازمان
7. طراحی و پیشنهاد راهکارها
8. انتخاب و الویت بندی راهکارهای درست
ابزارها و مدل های عارضه یابی سازمانی
برای عارضه یابی و آسیب شناسی سازمانی مدل های مختلفی برای وجود دارد مانند:
• مدلهای پر کاربرد مدل EFQM
• مدل ۷S مکنزی
• مدل تعالی سازمانی
• رویکرد دوره عمر سازمان
• مدل بلوغ فرایندی
راه کار اجرایی
موسسه نورسا تدبیر افتخار دارد بتواند در بحث عارضه یابی سازمان شما همکاری نموده و راه کارهای مناسب برون رفت از مشکلات را باتوجه به علم و تجربه طولانی پیشنهاد دهد
دیدگاه خود را بنویسید