فرآیند بنچ مارکینگ
در فرآیند بنج مارکینگ، باید توجه داشت که در شرایط پیچیده رقابتی بازار، کیفیت محصول و بهره وری به عنوان دو عامل اساسی و مهم در حفظ و بقای سازمان ها، شرکت ها و موسسات بوده و حرف اول را می زند.
سازمانهایی که از بهره وری و کیفیت بالاتری برخوردار هستند در بازار حضور داشته و ماندگار خواهند ماند .
ازین رو اطلاع مداوم از وضعیت بازار و کیفیت و کمیت محصولات رقبا و همچنین سیستمها و روشهای انجام کار آنها برای هر سازمان ضروری و اجتناب ناپذیر است.
تاضمن اینکه از مزیتها و ویژگیهای برتر رقبا الگوبرداری می کنند، خود را به وضعیت بهتری نسبت به آنها برسانند .
تنها راهی که سازمانها می توانند خود را به سوی بهترینها و پیشرفت و توسعه هدایت کنند این است که چشمهایشان را در برابر رقبا و بهترین تجربیات جهانی در تمام زمینه های مورد نیاز باز نگه دارند.
تا با الگوگیری مناسب و تطبیق با شرایط محیط داخلی بتوانند در شرایط رقابتی و رشد و تعالی حرکت نمایند.
مدیران عالی رتبه شرکت ها و سازمان ها با نگاه به الگوهای جهانی و رقبای قدرتمند داخلی در تلاش هستند از طریق روش بنج مارکینگ یا بهینه کاوی بهترین الگوها را انتخاب و درصد ارتقاء و کارآمدی سازمان یا شرکت خود باشند.
تعریف بنچ مارکینگ؟
واژه بنج مارکینگ Benchmarking قبل از اینکه در ادبیات مدیریت مطرح شود ، در علوم مهندسی ساختمان و نقش ه برداری به کار گرفته شده است .
بنج مارکینگ Benchmarking شاخصی است که نقاط و موقعیتهای، خود را با بهترین موقعیت الگوی مدنظر، مقایسه کرده و تطبیق می دهند و از آنها برای پیشرفت کار بصورت بومی سازی شده در سازمان استفاده می کنند.
تعریف کاربردی بنج مارکینگ
بنج مارکینگ در دهه اخیر بهره گیری این واژه در مدیریت و مهندسی نیز کاربرد یافته و تعاریف چندی از آن شده است که همگی مفهوم مشترکی را مطرح می کنند ؛ از جمله:
- بنچ ماركينگ در فارسي به بهينهكاوي، الگوبرداري، محكزني و ترازيابي ترجمه شده است روشي برنامهريزي شده و سازمان يافته براي تدوين بهترين اقدامات و رويههاي برتر صنعتي است كه ميتواند منجر به عملكرد رقابتي برتر شود.
- فرايندي مستمر و سيستماتيك، براي شناسايي، تحليل و پيادهسازي بهترين اقداماتي كه موجب ارتقاي عملكرد سازمانها ميشود
- بنچ مارکينگ عبارت است از جستجو و کاوش براي دستيابي به بهترين شيوه هاي عمل ،مقايسه شيوه هاي عمل سازمان خويش با اين بهترين شيوه هاي شناخته شده ودر نهايت استفاده از نتايج به دست آمده در جهت بهبود شيوه هاي عمل سازمان خويش.
بنج مارکینک در ژاپن
- بنچ مارکينگ با شناسايي بهترين فرد يا سازمان شروع و با تلاش شديد و منظم براي کسب رتبه بهترين بهترين ها خاتمه مي يابد.
- ژاپني ها براي بنچ مارکينگ واژه دانتوتسو را به کار مي برند. دانتوتسو به معناي تلاش براي بهترين بهترين ها بودن است.
- ژاپنی ها تلاش کردند تا با آن دسته از شرکتهای آمریکایی آشنا شوند که دستگاه کپی را با کیفیت بالاتر اما با هزینه تولید کمتر تولیدمی کردند .
- یکی از دلایل موفقیت شرکت های ژاپنی استفاده مستمر از بنج مارکینگ است.
بنج مارکینگ در آمریکا
- مرکز بهره وری و کیفیت آمریکا (APQC)نیز الگوبرداری(Benchmarking) را فرآیند تعریف ، تشخیص و تطابق یافتن با اقداما ت و فرایندهای سازمانهای برجسته در سطح دنیا ، به منظور افزایش عملکرد سازمان خود تعریف می کند
- استفاده از روش الگوبرداری بعنوان ابزار برنامه ریزی تاکتیکی در دنیای تجارت و سازمانها نیز بوسیله شرکت تجاری زیراکس در اواخر ده 1970 آغاز گردید .
بنج مارکینگ در مدیریت
- Benchmarking عبارت است از جستجو برای یافتن بهترین تجربیات صنعت و یا خدمات برای رسیدن به بالاترین سطح عملکرد
- Benchmarking عبارت است از توجه بیرونی بر فعالیتها ، وظایف تخصصی یا عملیات داخلی یک سازمان به منظور اصلاح و بهبود مستمر
- Benchmarking یعنی مقایسه و ارزیابی خود با دیگران به منظور کشف تجربیات برتر آنها و جبران فاصله موجود .
- Benchmarking عبارت است از یک فرایند پژوهشی دائمی که سازمان را به سمت بهترین شدن در مقایسه با رقبا سوق می دهد
بنج مارکینگ عامل تحول سازمان
- Benchmarking هم یک نگرش و تفکر زیربنایی است و هم یک ضرورت که این ضرورت به طور خلاصه ناشی میشود از:
- رقابت جهانی و وجود شرایط رقابتی در بازار کار
- پیشرفتهای سریع و قابل توجه در علم و تکنولوژی
- پیشرفتهای سریع در تکنولوژی اطلاعات
- پیشرفتهای قابل توجه و دایم دانش مدیریت .
- ضرورت رعایت استانداردهای کیفیت و تکامل طبیعی TQM (مدیریت کیفیت فراگیر)
بنج مارکینگ فرآیند توسعه و پیشرفت
فرایند بنچ ماركينگ عبارت است از:
-
- روشي منظم براي مطالعه و تحصيل مطلوب امور
- فرايندي براي خلاقيت
- روشي براي توسعه
- فرصتي براي آموختن
- ابزاري براي تعيين، تأسيس و به دست آوردي استاندارد بهترين
- بهبود مستمر فرايندها
در کل چنین می توان گفت که ارزیابی مقایسه ای یکی از موثرترین شیو ه ها در جهت بهبود سازمان است .
بنج مارکینگ عامل بهبود مستمر
امروزه مدیریت هر سازمان می تواند با الگوبرداری از سازمانهای موفق روشهای برتر را برای بهبود مستمر کارایی در سازمان خود پیدا کرده و آنها را پیاده سازی کند . الگوبرداری نه تنها می تواند یک تکنیک تشخیص مشکلات باشد بلکه می تواند در روابط طراحی فرایندها نیز کمک شایانی به طراحان کند .
الگوگیری به واقع پاسخی برای تنظیم این سوال است که هنگامی که احتیاج به بهبو د تشخیص داده می شود استانداردهای عملکرد باید در چه سطحی تنظیم شوند.
تشخیص سطوح عملکرد سازمانهای موفق و فهمیدن چگونگی انجام آن، تشخیص اینکه دیگران چگونه می توانند برای تغییر در سازمان ایجاد انگیزه کنند و اشتباهات خود را به حداقل برسانند و تشخیص شکافهای موجود بین عملکرد سازمانهای موفق با دیگر سازمانها و کم کردن فاصله بین آنها همگی می توانند از نتایج الگوبرداری به شمار آیند.
منابع بنچ ماركينگ چيست؟
امروزه اغلب سازمانهاي برتر، واحدي به نام واحد بنچ ماركينگ دارند كه اطلاعات غيرمحرمانه سازمان را در اختيار ديگران قرار ميدهند.
برخي منابع بنچ ماركينگ، عبارتند از:
- سازمانهاي متخصص در زمينه بنچ مارك
- كتابها و مجلات
- انستيتوهاي استاندارد و تكنولوژي
- دفاتر مديريت
- پايگاه دادهها
- وب سايتهاي سازمانها
- مشاورين
- اينترنت
- بازديد از نحوه اجراي فراينده
بنچ ماركينگ و فرايند تدوین استراتژيك
بنچ ماركينگ فرايند استراتژيكي و تحليلي از اندازه گيري مداوم توليدات، خدمات و رويه هاي سازمان در مقايسه با يك سازمانهاي موفق و پيشرفته در محيط موضوعات مورد مطالعه مي باشد.
بنچ ماركينگ ابزار كيفي مورد مطالعه جهت شناسايي، ايجاد و تحصيل استانداردهاي عالي مي باشد.
بنچ ماركينگ تنها جستجوي راههاي بهتر نيست بلكه بدنبال بهترين راه است.
قبل از هر گونه تلاش براي مقايسه، بنچ ماركينگ نياز به شناسايي دقيق فرايندهاي تجاري سازمانها دارد و وابسته به تحقيقاتي است كه نيازمند برنامه ريزي، تجزيه و تحليل، دسته بندي و همچنين وجود يك برنامه فعال براي اجراي تغييرات در پروژه هاي سازمان مي باشد.
هنگامي كه بنچ ماركينگ با برنامه استراتژيك سازمانها مطابقت داشته و از آن نيز حمايت كند موثرتر خواهد بود.
“بنچ ماركينگ به فرآيند مداوم مقايسه عمليات سازمان شما با شركت يا سازماني كه بهترين عملكرد را در آن عمليات دارد گفته مي شود. اين مقايسه هم كيفي و هم كمي ميباشد.”
جنبه کمی و کیفی بنج مارکینگ
پنچ ماركينگ كمي شامل استفاده از استانداردهاي اندازه گيري براي مقايسه كمي عملكرد با شركتها و سازمانهاي الگو در زمينه هزينه، كيفيت و زمان ميباشد.
پنج ماركينگ كيفي: در جستجوي مقايسه روشهاي عمليات جاري (نه نتايج آن) با روشهاي بكار گرفته شده توسط شركتها و سازمانهاي الگو است.“جستجوي بهترين روشهاي موجود در صنعت كه منتهي به برتري در عملكرد ميگردد” .“
در بحث بنچ ماركينگ آنقدر متواضع باشيد كه قبول كنيد يك نفر ديگر در يك چيز بهتر از شماست و آنقدر عاقل باشيد كه ياد بگيريد چگونه به او رسيده و يا حتي جلوتر برويد.
پنچ ماركينگ هيچگاه متوقف نمي شود بلكه فرآيندي هميشگي است كه نياز به تعديل و اصلاح دارد.
انواع بنچ ماركينگ
بنچ ماركينگ عمومي
غني ترين منبع را براي شناخت از عمليات مختلف بدست مي دهد. به اين ترتيب سازمانها مي توانند بدون توجه به نوع صنعت، بهترين عملكردها را پيدا نمايند و بينش و آگاهي كسب كنند كه آنان را از رقبا پيش مي اندازد.
بنچ ماركينگ داخلي
يك قسمت از سازمان را در مقابل قسمت ديگر اندازه گيري مي كند. براي مثال، سازماني كه چندين انبار دارد مي تواند هر يك از اين انبارها را با ديگري مقايسه نمايد.
يكي از امتيازات بنچ ماركينگ داخلي اين است كه مي تواند كمك كند تا بهترين روش در داخل سازمان به دست مي آيد.
بنچ ماركينگ داخلي از ساير انواع بنچ ماركينگ كم هزينه تر بوده و زمان كمتري را در مقايسه با انواع ديگر صرف مي كند.
هنگامي كه سازماني تعداد زيادي واحدهاي عملياتي داشته باشد كه فرآيند مشابهي دارند، اين نوع بنچ ماركينگ بسيار مفيد خواهد بود.
بنچ ماركينگ رقابتي
بنچ ماركينگ رقابتي عملكردهاي يك سازمان را در مقابل رقباي آن سازمان ارزيابي مي نمايد.
هنگامي كه از بنچ ماركينگ صحبت مي شود غالباً همين مفهوم و تعريف به ذهن مي آيد. نتايج اين نوع بنچ ماركينگ اغلب مشكل ساز مي باشد زيرا رقبا از مشكلات اطلاعات واهمه دارند و معمولاً هنگام اجراي اين نوع بنچ ماركينگ يا قبل و بعد از آن شكايات قانوني مطرح مي شود.
اطلاعات كيفي اغلب يا ارائه نمي شوند و يا كافي و مؤثر نيستند بطوريكه شركت كنندگان در مطالعه بيشتر اطلاعات كمي را دريافت مي كنند و اطلاعاتي كه چگونگي پيشرفت و بهبود را نشان دهند كمتر ديده ميشود.
موارد ی که در فعاليت بنچ ماركينگ رعايت شود.
- قبل از تلاش براي هر گونه مقايسه اي، شناخت دقيق و كاملي از سازمان خود ضروري است.
- برنامه ريزي براي شناسايي سازمانهاي الگو و نمونه براي مقايسه و جمع آوري اطلاعات.
- تحليل به منظور اندازه گيري فاصله عملكرد با سازمانهاي الگو.
- براي تنظيم اهداف و استانداردهاي جديد تمام فعاليتها به تفكيك بايد مشخص گردند.
- يك برنامه عملي براي اجراي تغيير در فرآيند تهيه شود.
- براي حفظ عاليترين استانداردها، فرايندها بايد به طور مداوم به روز و به هنگام شوند.
- ابزار اندازه گيري فراهم باشد.
- بنچ ماركينگ نياز به منابع، علي الخصوص زمان دارد.
مدلهای گوناگون بنج مارکینگ(Benchmarking) الگوبرداری
در بحث بنج مارکینگ، مدل های مختلفی را می توان برای الگوبرداری درنظر گرفت ؛ دو مدل متمایزتر ، الگوبرداری برمبنای مقایسه چه چیزهایی و الگوبرداری برمبنای مقایسه چه کسانی هستند . حال به توضیح هریک از موارد ذکر شده می پردازیم
الف – الگوبرداری برمبنای اینکه چه چیزهایی باهم مقایسه شوند :
این مدل با عنوان چه چیزهایی با هم مقایسه شوند شامل انواع ذیل است
مقایسه براساس عملکرد : در این نوع از الگوبرداری ، سازمانها و صنایع معیارهای عملکرد را با هم مقایسه می کنند ؛ به عنوان مثال یک سازمان در زمینه معیارهای مالی و یا معیارهای عملیاتی خود را با سازمان پیشرو مقایسه می کند
مقایسه براساس فرایندهای کاری : در این مدل روشها و فرایندهای کاری سازمانها با یکدیگر مقایسه می شوند ؛ به عنوان مثال یک سازمان فرایندهای لازم برای تولید یک محصول خاص را با فرایندهای سازمان پیشرو مقایسه می کند
مقایسه راهبردی : در این مدل استراتژی سازمانها با یکدیگر مقایسه می شوند ؛ به عنوان مثال استراتژی فروش سازمانها ، استراتژی خرید سازمانها ، استراتژی تولید و مواردی ازین دست با یکدیگر مقایسه شده و بهترین سازمان از جهت اتخاذ استراتژی مربوطه مورد مقایسه قرار می گیرد
ب – الگوبرداری برمبنای اینکه چه کسانی با هم مقایسه شوند
این مدل با عنوان چه کسانی با هم مقایسه شوند شامل موارد ذیل است
الگوبرداری داخلی : کاربرد این مدل از الگوبرداری معمولا در شرکتها و سازمانهای بزرگ است ؛ از آنجا که یک سازمان بزرگ از زیرمجموعه های زیادی تشکیل شده است در این حالت یک بخش یا یک صنعت با بخش یا صنعت دیگر از زیرمجموعه اصلی یا مادر مقایسه می شود و به واقع مقایسه داخلی بین بخشهای مختلف یک سازمان بزرگ انجام می پذیرد به عنوان مثال می توان به شعبه های مختلف IBM در کشورهای متعدد اشاره کرد
الگوبرداری رقابتی : در این حالت محصولات مشابه از دو شرکت رقیب مورد مقایسه قرار می گیرند . الگوبرداری رقابتی به واقع تعمیم تجزیه وتحلیل رقیب و بخشی از فعالیتهای تجزیه وتحلیل رقیب بشمار می رود ؛ در این حالت بجای تمرکز بر روی عملکرد متوسط صنعت خود ، روی بهترین رقیب تمرکز کرده و او به عنوان بهترین الگو درنظر گرفته می شود
الگوبرداری کارکردی : در این حالت بحث روی مقایسه کارکردهای مختلف است ؛ به عنوان نمونه فعالیت توزیع یک شرکت با فعالیت توزیع شرکت دیگر مقایسه می شود . در این حالت الزامی وجود ندارد که تولیدات دو شرکت حتما یکسان باشند
الگوبرداری ژنریک : در این حالت حد و مرزی برای الگوبرداری وجود ندارد الگوبرداری ژنریک یک حالت ساختگی و تصنعی است . در اینجا با ساخت یک مدل فرضی بهترین الگوبرداری صورت می گیرد و تمرکز بر روی فرایندهای کاری ممتاز و عالی است ؛ این نوع الگوگیری بسیار موثر ولی درعین حال دشوار است
موانع و مشكلات بنچ ماركينگ
بنچ ماركينگ همچون بسياري از فرايندها و فنون مديريت، علاوهبر مزايايي كه دارد، مشكلاتي را هم براي سازمانها در پي خواهد داشت. اصليترين مشكلات سازمان در بنچ ماركينگ، عبارتند از:
- فرهنگ سازماني موجود
- استفاده ناصحيح از فنون
- ماهيت فرايند
فرهنگ مديريت، ممكن است كاربرد بنچ ماركينگ را محدود سازد. بعضي مديران بر اين عقيدهاند كه فعاليت آنها متفاوت و منحصر بفرد است، حال اينكه بنچ ماركينگ، شيوهاي هنجاري يا تجويزي را براي مديريت اتخاذ ميكند. بسياري از بهترين اقدامات صنعتي، بين بخشهاي صنعتي و سازمانها، قابل تعميم است.
از سوي ديگر، بنچ ماركينگ (براي سازمانهاي پيشرو) مانعي براي دستيابي به مزيت رقابتي است زيرا به جاي ايجاد و تقويت فرهنگ نوآوري، فرهنگ تقليد را ايجاد ميكند و اين يعني اقتباس به جاي انطباق و دستيابي به برابري به جاي دستيابي به برتري.
مراحل بنچ مارکینگ
- طرح ریزی
- جستجو و بررسی
- مشاهده
- تجزیه و تحلیل
- تطبیق
نتايج و يافته هاي تحقيق در روش بنچ ماركينگ
- نياز به يك چهارچوب اصولي براي اندازه گيري عملكرد و سيستم مديريت
- ارتباطات مؤثر داخلي و خارجي كليد موفقيت در اندازه گيري عملكرد است
- مسئوليت و جوابگويي براي نتايج بايد بوضوح مشخص گرديده و تفهيم شود
- سيستمهاي اندازه گيري عملكرد نبايد صرفاُ اطلاعات را انباشته كنند بلكه بايد تصميم گيرندگان را در فرآيند تصميم گيري ياري دهند.
- توبيخ و پاداش بايد مرتبط با اندازه گيريهاي عملكرد باشد.
- سيستمهاي اندازه گيري عملكرد بايد مثبت باشد نه بازدارنده.
- كاركنان، مشتريان، افراد ذي نفع بايستي آزادانه در نتايج و پيشرفتهاي حاصل از برنامه ها مشاركت داده شوند.
دیدگاه خود را بنویسید