تحلیل عوامل محیطی سازمان ها

تحلیل عوامل محیطی سازمان ها

هدف اصلی شناخت و تحلیل عوامل محیطی سازمان، دستیابی به مجموعه اطلاعاتی و آماری است که هر کدام از آنها تا حد معینی در رسیدن به یک نقطه تعادل و منطقی به پیشبرد امور سازمان در بازار هدف کمک می کنند و یا موانعی که پیشبرد کار سازمان را کند می کنند شناخته شوند تا بتوان برای آنها چاره اندیشی کرد.
بدین جهت ابتداء باید بدانیم سازمان ما در چه وضعیتی و شرایطی قرار دارد و نقش و الگوی مدیریتی ما چگونه است.

فرایند شناخت عوامل محیطی سازمان

در تحلیل عوامل محیطی سازمان ها به منظور تحقیق و بررسی و تجزیه و تحلیل محیط و فرآیندی که در نتیجه شناخت آن حاصل می شود باید چهار عنصر به ترتیب زیر مورد توجه قرار گیرد:
1- جستجوی محیطی و ریزبینی (Environmental Scanning)
2- ردیابی محیط (Environmental Monitoring)
3- پیش بینی (Forecasting)
4- ارزیابی (Assessment)

جستجوی محیطی و ریزبینی : در این مرحله تحقیق وبررسی کلی در زمینه فاکتورهای پنجگانه اقتصادی، اجتماعی، تکنولوژیکی، سیاسی و دولتی و عمل و عکس العمل هر یک از این عوامل روی سازمان مورد بررسی قرار می گیرد. منظور از این بررسی، این است که اولا هرگونه تغییرات محیطی که احتمال وقوع آن در آینده محتمل است آشکار شود، ثانیا کلیه تغییراتی که در زمان حاضر در شرف وقوع است کشف گردد.

ردیابی محیط : منظور از ردیابی تجسس و عملیات برای شناخت روند و الگویی مشخص در محیط است. این مرحله شامل کلیه عملیاتی است که مدیریت استراتژیک برای ردیابی و شناخت تدریجی و تاریخی عوامل محیطی به عمل می آورد.

پیش بینی محیط : در این مرحله سمت و جهت تغییرات، سرعت و رشد تغییرات حوزه و قلمرو و بلاخره مسافت و برد تغییرات مشخص می شود.

ارزیابی محیط : یعنی ارزشیابی کردن تغییرات محیطی در زمان حال و آینده به منظور کاربرد تغییرات محیطی در سازمان.

تکنیک های پیش بینی  و تحلیل عوامل محیطی سازمان ها

• پیش بینی قضاوتی
• پیش بینی برمبنای گذشته
• پیش بینی علت و معلولی

تکنیک پیش بینی قضاوتی

هنگام تحلیل عوامل محیطی سازمان ها، در مواقعی که اطلاعات دقیق و کاملی برای مطالعه وجود نداشته باشد از این نوع پیش بینی استفاده می شود.
استفاده از نظرات کارشناسان فن، سازمان های باتجربه و سایر متخصصان می تواند در انجام موفقیت آمیز اینگونه پیش بینی ها مفید واقع شود.
از روش های پیش بینی قضاوتی می توان به روش دلفی و روش توافق جمعی اشاره کرد.
مراحل روش دلفی سنتی:
1. تحقیق
2. تشکیل تیم طراحی و تحلیل گر
3. تشکیل گروه دلفی
4. تکرار و اجرای دوره های دلفی
5. نتیجه گیری

تکنیک پیش بینی برمبنای گذشته

در این نوع پیش بینی، آمار و اطلاعات گذشته را اساس پیش بینی آینده قرار می دهیم.
فرض ما براین است که در کوتاه مدت می توان روند گذشته را به آینده تسری داد.
در مواردی که دوره پیش بینی بلند مدت باشد از این روش نمی توان بطور مؤثر سود جست.
از روش های پیش بینی برمبنای گذشته می توان به روش های میانگین متحرک، میانگین متحرک موازن و هموارسازی نمایی اشاره نمود.

تکنیک پیش بینی علت و معلولی

اگر اطلاعات کافی در مورد موضوع پیش بینی موجود و روابط بین متغیرها نیز مشخص باشد می توانیم از این روش استفاده نماییم. به عنوان مثال اگر بین فروش و متغیرهای دیگری مانند درآمد ناخالص ملی، قیمت کالا و … رابطه ای وجود داشته باشد می توان مدلی برای روابط مذکور تنظیم کرد و به پیش بینی پرداخت.

تکنیک شناخت پارادایم ها

پارادایم، تجلی لایه ای از حقیقت هستی است. هر پارادایم محدوده ای از عالم هستی و قواعد آن بر روی ما می گشاید و پیش فر ضها، باورها و برداشت های ما نسبت به موضوعات را تعیین می کند.
بارکر:“ پارادایم مجموعه ای از قواعد است که محدوده ای را مشخص کرده و به شما نشان می دهد که برای موفقیت در داخل این محدوده چگونه باید رفتار کنید. پارادایم الگویی برای چگونگی حل مسایل ارائه می دهد.
فرصت ها درونمایه اصلی استراتژی هستند. بدون فرصت، استراتژی امری بی معناست. و پارادایم ها حامل فرصت ها هستند و چگونگی دست یافتن به منافع نهفته در فرصت را نشان می دهند. برای درک و بهره برداری از فرصت ها می بایستی قواعد پارادایم را به خوبی شناخت.

خصوصیات پارادایم ها

• سقوط به نقطه صفر:
هنگامیکه یک پارادایم جدید ظهور می کند، توانمندیهایی که متکی بر قواعد پارادایم گذشته شکل گرفته است از بین خواهد رفت و همه می بایستی از صفر شروع کنند. در نتیجه دوران استثنایی برای رقابت و پیروزی“کوچک ها“ در مقابل” بزرگ ها“ ست.
• مقاومت در برابر تغییر
• شبه پارادایم ها
شبه پارادایم ها ( بر خلاف پارادایم ها ) توسط انسان ها خلق و وضع می شوند. آن ها ابزار مؤثری در ایجاد نظم جامعه به شمار می آیند.
رفع تنازع اصلی ترین کارکرد شبه پارادایم هاست.مثل قواعد ورزشی

تکنیک تحلیل هزینه – منفعت (cost-Benefit Analysis)

هزینه فرصت یک مفهوم عالی برای تصمیم گیری های استراتژیک و ارزیابی آنهاست.
• کاربردی شدن این مفهوم به ابزار مدیریتی خاص خود نیاز دارد. یکی از این ابزار ، تحلیل هزینه-منفعت است.
• تحلیل هزینه-منفعت یک منطق تصمیم گیری است که بر مبنای محاسبه پیامدهای محتمل گزینه های مختلف تصمیم عمل میکند.

نظریه های شناخت و تحلیل عوامل محیطی سازمان ها

نظریه امری و تریست

1- نظریه امری و تریست: محیطی که سازمان ها در آن قرار دارند به صورت یکی از انواع چهارگانه زیر است:
الف- محیطی آرام، ثابت و غیرقابل تغییر و تحول: تفاوتی بین مسائل استراتژیکی و تاکتیکی و برنامه ریزی وجود ندارد.
ب- محیطی پویا و متحول و منابع متمرکز: بعلت تعدد سازمان های مشابه و تمرکز منابع رقابت شدیدی بین سازمان های مشابه در می گیرد.
ج- محیطی ارام و تقریبا ثابت و دارای توزیع منابع و اطلاعات براساس توزیع تمرکزی و جغرافیایی است.
د- محیطی بحرانی، مغشوش و متلاطم: درجه تغییرات بسیار بالا و گسترده است و در این حالت است که مدیریت استراتژیک برای شناخت محیط و پیش بینی روند نیازمند استفاده از تکنیک های گسترده در این حوزه است.

نظریه آنسوف

محیط سازمان ها غالبا متلاطم، بحرانی و مغشوش و متحول است. علاوه بر آن محیط سازمان ها مشخصات پیچیده و تغییراتی با درجات بسیار بالا دارد و در اکثر موارد اتفاقات آینده با اتفاقات گذشته ارتباط منطقی و بستگی و پیوند معقولی ندارد و همین امر سبب می شود که سازمان ها درصد بالا و ذخایر هنگفت از منابع استراتژیکی را بخود اختصاص دهند تا بتوانند در مواقع بحرانی خود را با محیط همگام و تعادل را در ارتباط با محیط فراهم کنند.
• اغتشاشات محیطی را به هفت صورت می توان پاسخ داد:
1- بالا بردن اعتبارات استراتژیکی و بویژه اعتبارات مربوط به تحقیق و توسعه.
2- بالا بردن قابلیت پیشگویی وقایع و اتفاقات با گماردن مدیران استراتژیک توانا و قابل.
3- شناخت و تعیین توزیع فراوانی تغییرات.
4- تعیین زمان پاسخگویی به تغییرات که معمولا این حالت زمان نسبتا زیادی را بخود اختصاص می دهد.
5- کاربرد تکنیک های لازم برای پیش بینی تغییرات.
6- ابدا ع و اختراع و بالا بردن درجه قابلیت تاریخی از نظر شناخت حوادث و پیشگویی آن برای مقابله با تغییرات.
7- شناخت سطح و درجه آشفتگی و اغتشاش به منظور گردآوری اطلاعات کافی و گران قیمت برای پاسخ صحیح به تغییرات.

نظریه دانشمندان تجارت بین المللی

این دانشمندان بیشتر توجه و نظرشان به محیط تجارت و معاملات بین المللی است و نتیجتا برداشت آنان از پیرامون، حالت منطقه ای و قاره ای و جهانی دارد.
در ابتدا بیشتر توجه این دانشمندان به شرکت های چندملیتی و فراملیتی و نحوه برخورد آنها با محیط بازارهای تهیه، توزیع و تکنولوژی در سطح جهانی بود. در حالیکه در سنوات اخیر بیشتر توجه آنها به تمدن و فرهنگ و یکپارچگی آن در بررسی های محیطی معطوف گردیده است.

تقسیم بندی کلان محیط سازمان

محیط سازمان را به دو قسم می توان تقسیم بندی کرد
1. محیط داخلی سازمان
2. محیط خارجی سازمان

محیط داخلی سازمان

محیط داخلی سازمان؛ شامل مجموعه عوامل مدیریتی، مادی، انسانی، انگیزشی و فرآیندی که موجب هماهنگی و رشد و تعالی سازمان می شود را گویند.
همانقدركه شناخت محيط بيرون در تعيين استراتژي هاي اثربخش لازم است، به همان اندازه نيز شناخت محيط داخلي سازمان ضروري مي نمايد. محيط داخلي سازمان مورد بررسي وتجزيه وتحليل قرار مي گيرد تا نقاط قوت وضعف سازمان احصاء شود. استراتژيست ها در تدوين استراتژي ها تلاش مي كنند تا از نقاط قوت سازمان بهره برده ونقاط ضعف سازمان را تاحد ممكن از بين ببرند.(اعرابي وپارسائيان، 1382، ص280).بدين ترتيب سازمان ها تلاش مي كنند تا با استفاده از نقاط قوت از فرصت ها ي محيط بهره برده واثر تهديدها را به حداقل ممكن كاهش دهند، از طرف ديگر ضمن تلاش براي از بين بردن نقاط ضعف سازمان از تقابل محيطي با نقاط ضعف خود حتي المقدور جلوگيري مي كنند.
• قوت(برتري)، داشتن يك وضعيت موثرتر سازمان نسبت به رقباي خويش است و مزيت رقابتي محسوب مي شود ،بعبارت ديگر عاملي است كه سازمان هاي رقيب از داشتن آن محرومند. بدين ترتيب در صورتيكه از آن خوب استفاده شود مي تواند براي موفقيت هاي سازمان سكوي پرشي محسوب شود.
• ضعف(كاستي)عاملي است كه در مقايسه با رقباي سازمان يا از آن عامل برخوردار نيست ويا نسبت به رقبا در وضعيت بدي قرار دارد.نقاط ضعف به عنوان يك مقياس براي ناكافي بودن توان سازمان نسبت به پاسخگويي به تغييرات ونيازهاي محيطي است ودرصورتيكه در جهت رفع آن تلاش نشود مي تواند نابودي سازمان را دنبال داشته باشد.
• در اينجا ذكر دو نكته لازم است:
• اول اينكه نقاط قوت وضعف سازمان در مقايسه با رقبا معنا پيدا مي كند.بدين ترتيب در صورتيكه تمام سازمان هاي رقيب از نقدينگي خوبي برخوردار باشند، داشتن نقدينگي خوب نقطه قوت محسوب نمي شود به همين ترتيب در صورتيكه تمام سازمان هاي رقيب از داشتن يك واحد برنامه ريزي منسجم ونيروهاي خلاق محروم باشند اين وضعيت نقطه ضعف به حساب نمي آيد.
• دوم آنكه قوت سازمان دال بر مزيت هاي رقابتي(شايستگي ويژه اي كه رقباي ديگر از آن برخوردار نيستند وشايستگي هاي كليدي)ونقاط ضعف سازمان بر نقاط آسيب پذير كليدي دلالت دارند.(اميركبيري،1381، ص176)

بررسي مدل هاي ارزيابي و تحلیل محيط داخلي سازمانها

مدل لويت

لويت معتقد است كه هر سازمان متشكل از چهار ركن اصلي داخلي مي باشد.
• ساختار اجتماعي سازمان
• نیروها و افراد سازمان
• اهداف و استراتژی های سازمان
• منابع و تكنولوژي سازمان
او با استفاده از اين مدل براي تجزيه وتحليل محيط داخلي ودستيابي به نقاط ضعف وقوت سازمان بطور مشخص چهار عامل را مورد بررسي قرار مي دهد:
طبق نظريه كرت لوين هر رفتار وهر وضعيتي نتيجه توازني است كه ميان دو دسته عوامل پديده آمده است:
1- عوامل پيش برنده .
2- عوامل بازدارنده .
وضعيت موجود برآيند ونقطه تعادلي بين عوامل پيش برنده وعوامل بازدارنده است .
وظيفه مديريت اين است كه متغيرهاي هر كدام از دو دسته عوامل را شناسايي كرده و نوع آنها را از نظرقوت يا ضعف بودن براي سازمان مشخص كند .
عوامل پيش برنده تحت عنوان نقاط قوت سازمان و عوامل بازدارنده تحت عنوان نقاط ضعف سازمان شناسايي مي شوند.
نکته : جهت شناسايي فرصت ها وتهديدها وتجزيه وتحليل محيط خارجي نيز مي توان از اين مدل بهره گرفت.
فرصت، نيروهاي پيش برنده .
تهديدهاي، نيروهاي بازدارنده .

مدل هفت اس

بر اساس اين مدل هفت عامل (چهار عنصر سخت افزاري وسه عنصر نرم افزاري) نقش اساسي را در موفقيت سازمان ها ايفا مي كنند . اين عناصر شامل :
1- ساختار – structure
2- استراتژي – strategy
3- سيستم ها – systems
4- كاركنان – staff (كه از آنها بعنوان سخت افزار نام مي برند)
5- اهداف عالي سازمان – superordinat Goal
6- مهارت ها – skill
7- سبك مديريت – style( كه از آنها تحت عنوان نرم افزار ياد مي كنند)

مدل پنج نيروي پورتر

براساس تئوري هاي مديريت کلاسيک عوامل توليد به 5 دسته تقسيم مي شوند که از آنها به M 5 نام برده مي شود . اين عوامل عبارتند از:
• ماشين آلات(Machines)
• مواد(Material)
• نيروي کار(Manpower)
• پول(Money)
• مديريت(Management)
امروزه با توجه به تحولات صورت گرفته در محيط هاي کاري وعلوم مختلف دو عامل ديگر بصورت 2M به ديدگاه مديريت کلاسيک افزوده شده است و در مجموعM7 عوامل توليد را تشکيل مي دهند . آن M2 اخير عبارتند از :
• روش ها و سيستم ها(Method)
• بازار(Market)
علاوه بر هفت عامل توليدي که در بالا گذشت پورتر براي تقسيم بندي عوامل توليد، طبقه بندي جديدي را ارائه داده است :
• منابع انساني
• منابع فيزيکي
• منابع سرمايه اي
• منابع زير ساخت هاي سازمان
• منابع علمي
• شرايط جغرافيايي وموقعيت سازمان
مطابق اين مدل ، براي بررسي وشناخت محيط داخلي چنانچه هر يک از عوامل براي سازمان شايستگي کليدي محسوب شود و يا مزيتي رقابتي به حساب آيد به عنوان قوت هاي سازمان و در صورتي که آسيب پذيري کليدي و عمده باشد به عنوان ضعف ، تعريف و تبيين مي شود .

مدل سیستمی

همه سازمان ها به عنوان سيستم داراي چهار مرحله درون داد، فرآیند، برون داد و بازخورد هستند و بنابراين مي توان به هر يک از بخش هاي چهارگانه فوق پرداخت و شايستگي هاي کليدي و مزيت هاي رقابتي را (در صورت وجود) احصاء و بر مبناي آن به شناسايي نقاط ضعف و قوت نايل شد .
كليه سیستم های سازماني که موجب اداره بهینه سازمان می شوند در مجموعه هاي ذيل گروه بندي گرديده است:
1. سیستم های ذینفعان سازمان
2. سیستم های مدیریت استراتژیک
3. سیستم های برنامه ریزی
4. سیستم های ساختاری
5. سیستم های منابع انسانی
6. سیستم های لجستیکی
7. سیستم های تکنولوژیکی
8. سیستم های دیجیتالی
9. سیستم های تولیدی
10. سیستم های مالی
11. سیستم های اداری
12. سیستم های حقوقی
13. سیستم های بازاریابی
14. سیستم های کنترلی
15. سیستم های حسابرسی
در بحث سیستم های داخلی مجموع عوامل بدقت مورد بررسی قرار می گیرد .

مدل زنجیره ارزش

در بررسی محیط داخلی؛ مايکل پورتر چارچوبي را بوجود آورد که از آن تحت عنوان زنجيره ارزش نام برده مي شود . در اين زنجيره با يک بررسي سيستماتيک مي توان فعاليت هايي را که باعث ايجاد ارزش افزوده براي مصرف کننده مي شوند مورد شناسايي قرار داد . زنجيره ارزش فرآيندهاي سازماني را به فعاليت هاي مشخصي که منجر به ارزش افزوده مي شوند تفکيک مي کند . ( قاسمي ، 1382، ص93)
به طور کلي فعاليت هايي که در مدل زنجيره ارزش مورد بررسي قرار مي گيرند را مي توان به دودسته فعاليت هاي حمايتي و فعاليت هاي اوليه تقسيم بندي نمود. فعاليت هاي اوليه شامل مراحلي است که طي آن منابع مود نياز تهيه محصول يا خدمت (به مفهوم عام) از محيط کسب مي شود ، عملياتي بر روي آن صورت مي گيرد و سپس از طريق فعاليت بازاريابي وارد بازار مذکور شده وبه مصرف کننده ارائه مي شود وبراي محصول سازمان ـ که مي تواند اعم از کالا ، خدمت ، فکر يا فرهنگ باشد ـ قرار مي گيرد شامل مي شود و بايستي تمامي آن فعاليت ها ابتدا در اين فرآيند توليد محصول که به فعاليت هاي اوليه معروفند شناسايي شده و سپس مورد تجزيه و تحليل قرار گيرند .

تحلیل عوامل داخلی

در بحث تحلیل محیط داخلی در مجموع می توان گفت با مدل ها و روشهای مدیریتی کلیه شرایط درون سازمان بدقت توسط متخصصین مدیریت و رشته مرتبط مورد بررسی و ارزیابی قرار می گیرد تا در نهایت نقاط ضعف و قوت سازمان احضاء گردد و راهکارهایی برای از بین رفتن بردن نقاط ضعف پیشنهاد می شود .

محیط خارجی

شناخت محیط خارجی تأکیدش بر فاکتورهایی است که ظهور و بروز آن در اختیار و کنترل سازمان نیست، اما براساس مطالعه و تجزیه و تحلیل پرسش های؛ کی، کجا، چه وقت، چطور و چرا؟ روند این اتفاقات به ویژه آن ها که بر امور داخلی سازمان تأثیر می گذارند کشف می گردد تا نقاط فرصت و تهدید اثرگذار بر سازمان مشخص شود.
محیط خارجی سازمان به دو محیط تخصصی و عمومی تقسیم می شود.
1. محیط تخصصی، شامل آن دسته از عوامل است که بطور مستقیم بر سازمان تاثیر می گذارند و خود نیز از آن تاثیر می پذیرند. محیط تخصصی سازمان را می توان همان گستر هاي دانست که سازمان در آن فعالیت میکند.
2. محیط عمومی، شامل عواملی است که تاثیر آنها بر فعالیت هاي سازمان به صورت غیرمستقیم است. این عوامل معمولاً برخاسته از گروه ها یا ذینفعانی است که به طور مستقیم با سازمان ارتباط دارند. این گرو ه ها (ذینفعان) عبارتند از دولت، تامین کنندگان، رقبا، خدمت گیرندگان.
در مجمع کل محیط خارجی سازمان را می توان طبق گروه های ذیل تقسیم بندی نمود.
1- محیط جهانی
2- محیط منطقه ای
3- محیط جغرافیایی
4- محیط کشوری
5- محیط بوم شناسی
6- محیط مشتریان
7- محیط توزیع کنندگان
8- محیط صنعتی
9- محیط دولتی
10- محیط سیاسی
11- محیط قانونی
12- محیط اقتصادی
13- محیط اجتماعی
14- محیط فرهنگی
15- محیط رقابتی
16- محیط تامین کنندگان
17- محیط تکنولوژیکی
18- محیط دیجیتالی

هر یک از این عوامل به تناسب ماموریت و بازارهدف سازمان ممکن است دهها زیر فصل داشته باشد که باید به دقت احضا شود و مورد ارزیابی قرار گیرد .

فرم تجزیه و تحلیل عوامل محیطی

پیشنهاد اجرایی

متخصصین مدیریت بازاریابی نورسا با رویکرد کاملا علمی و اجرایی نسبت به احضاء عوامل محیط داخلی و خارجی سازمان طرف قرارداد اقدام می کنند و آنها را در قالب در فرمت های دقیق تنظیم کرده و میزان اثرگذاری هر آیتم یا فرایند را متناسب با بازار هدف سازمان معین کرده و راه کارهای برون رفت از نقاط ضعف و تهدید را پیشنهاد می دهند تا سازمان با بهره گیری از نقاط قوت و فرصت، سرعت بیشتری جهت حضور داشته باشند.