انتخاب و تدوین استراتژی سازمان

انتخاب و تدوین استراتژی Strategy Formulation

در هنگام انتخاب و تدوین استراتژی سازمان، موقع ارزیابی گزینه های مختلف استراتژی باید معیار های انتخابی ذیل را مد نظر داشته باشیم .

1. علاقه ذی نفعان
2. میزان اثربخشی
3. میزان کارایی
4. کمترین تاثیرات سوء
5. انتخاب یک استراتژی دقیق
6. توصیف سازمان در آینده
7. چشم انداز موفقیت در صورت اجرای استراتژی انتخابی

مشخصات تصمیم های استراتژیک

در هنگام تصمیم گیری برای انتخاب و تدوین استراتژی سازمان، نکات قابل تامل وجودی دارد که باید طبق شرایط ذیل به انها توجه شود .

1. در ارتباط با چشم انداز می باشند
2. با محیط تطابق و سر وکار دارند
3. با فعالیت ها ومنابع سازگاری دارد
4. بر تصمیمات عملیاتی تاثیر دارد
5. تحت تاثیر انتظارات و ارزش های افراد قدرتمند می باشند
6. برجهت گیری دراز مدت سازمان تاثیر می گذارد
7. طبیعت پیچیده دارند

 استراتژی های اصلی سازمان

در هنگام انتخاب و تدوین استراتژی سازمان باید بدانیم که ؛ یک سازمان در هر مقطع زمانی ممکن است در یکی از چهار حالت ذیل باشد بر این اساس می توانیم استراتژی درست را انتخاب کنیم و راه کارهای علمی متناسب با هر سبک از استراتژی را تنظیم نمائیم.

1. استراتژی های رشد یا تهاجمی : سازمان در حال توسعه کسب و کار است .
2. استراتژهای ثابت : سازمان در حالت ایستا و ثابت قرار دارد
3. استراتژهای کاهش یا تدافعی : روند فعالیت ها و فروش سازمان در شرایط افت و کاهشی است.
4. استراتژی ترکیبی : سازمان به اقتضای زمان در تلفبقی از شرایط سه گانه فوق است.

قطعا درک این موضوع که ما در کدام شرایط هستیم بسیار مهم است و بدین منظور متناسب با هر استراتژی دهها روش و تکنیک های مدیریتی و بازاریابی برای اصلاح و بهبود امور وجود دارد که بر اساس متد علمی باید تدوین شود.

اجرای استراتژی strategy  implementation )

 تدوین برنامه عملیاتی

در هنگام انتخاب و تدوین استراتژی سازمان باید بدانیم که؛ بعداز انتخاب استراتژی اصلی سازمان استراتژی مزبور به یک طرح و برنامه عملیاتی باید به دقت تهیه و تنظیم شود(شامل اهداف کمی، طرح، تخصیص منابع و بودجه ) خط مشی، روش ها و مقررات (برنامه های جاری)، سازماندهی، مسائل انگیزش کارکنان و اتخاذ سبک مدیریت و رهبری مناسب سازمان باید در نظر گرفته و مطابق متد علمی آماده شود.

برنامه ریزی عملیاتی یا اجرایی (Operational Planning )

تعریف : پیش بینی و تعیین مراحل و توالی لازم برای تامین اهداف استراتژیک از طریق وسایل (تاکتیک ها )، به تفکیک زمان، هزینه، نیروی انسانی لازم، برنامه ریزی عملیاتی نامیده می شود.

انواع برنامه ریزی عملیاتی

• جاری (Standing ): مربوط به اهداف تکراری و روز مره
• یک بار مصرف یا مداخله ای ( Single – Use or  Interventional) : مربوط به اهداف استثنایی، غیر تکراری، مانند طرح ها

مراحل برنامه ریزی عملیاتی

1. تجزیه و تحلیل وضعیت موجود سازمان
2. تعیین اهداف کمی و کیفی برنامه
3. تعیین منابع انسانی، مالی و تجهیزاتی برنامه
4. تعیین طرق نیل(استراتژی ) به اهداف برنامه
5. تعیین فعالیت های لازم برای هر استراتژی
6. بیان شرح تفضیلی هر فعالیت در برنامه
7. تعیین شیوه پایش و ارزشیابی برنامه

 تجزیه و تحلیل وضعیت موجود سازمان

• تعیین داده ها و اطلاعات مورد لزوم
• جمع آوری داده های مورد لزوم :

1. نظام ثبت و گزارش جاری
2. بررسی مقطعی

• تجزیه و تحلیل داده ها به منظور به دست آوردن اطلاعات لازم (شاخص ها )
• مقایسه اطلاعات فوق با اطلاعات یک سطح بالات به منظور تعیین مشکلات منطقه
• الویت بندی مشکلات

تعیین اهداف برنامه

در هنگام انتخاب و تدوین استراتژی سازمان باید بدانیم که؛ هدف خواسته ای است که فرد یا سازمان می خواهد در ظرف زمانی معین به آن دست یابد. که به دو قسمت قابل تقسیم بندی است.

1. اهداف کلی (Goals or Specific Objectives)
2. اهداف اختصاصی

اجزای تشکیل دهنده هدف کلی را به طور مشخص و قابل سنجش می سازد. بدین وسیله برنامه قابل ارزشیابی می گردد.

عوامل موثر بر ایجاد مشکلات سازمان را می توان به عنوان اهداف اختصاصی در نظر گرفت (با استفاده از شبکه علیت) که در احضاء swot تدوین کرده اید.

اهمیت اهداف برنامه

1. مسیر وجهت حرکت سازمان را مشخص می کند.
2. موجب تمرکز تلاش ها و هماهنگی فعالیت ها می گردد.
3. تصمیمات صحیح و درست را رهنمون می شود.
4. سبب ایجاد انگیزه برای اجرای برنامه می شود.
5. انسجام در بکارگیری منابع مادی و انسانی شکل می گیرد.
6. ارزشیابی برنامه را ممکن می سازد و میزان بهره وری مشخص می شود.
7. زمینه تشویق عناصر کارآمد در سازمان را فراهم می آورد.

نکاتی که در تعیین اهداف می بایستی رعایت شود

1. در نظرداشتن عوامل موثر بر بروز مشکلات منطقه
2. توجه به شرایط محیطی، منابع داخلی و آینده
3. توجه به واقعیات و کمی کردن اهداف
4. منظور کردن اولویت و قید زمانی اجرا برنامه
5. تعیین اهداف با مشارکت کارکنان
6. در نظر داشتن مقصد و چشم انداز نهایی
7. توجه به این نکته که اهداف نتایج یکدیگر را خنثی نکنند

خصوصیات اهداف اختصاصی

به طور کلی : اهداف اختصاصی باید SMART باشند یعنی دارای ویژگی های ذیل باشند.

1. اهداف واضح و مشخص باشندspecific objectives ))
2. اهداف قابل اندازه گیری باشند (Measurable )
3. اهداف دست یافتنی باشند ( Attainable )
4. اهداف مرتبط با هدف کلی باشند ( Relevant )
5. اهداف دارای زمان مشخص باشند ( Time – bounded )

 تعیین استراتژی ها :

• استراتژی یعنی تبیین طیق یا روش رسیدن به اهداف .
• برای تعیین استراتژی ها می توان از عوامل موثر بر ایجاد اهداف اختصاصی استفاده نمود .
• استراتژی های انتخابی نیز همانند اهداف، جهت انتخاب، می بایستی الویت بندی شوند .

استراتژی ها برخلاف اهداف حالت کمی ندارند

 تعیین فعالیت ها : ( Activities )

در هنگام انتخاب و تدوین استراتژی سازمان باید بدانیم که؛ هدف از برنامه ریزی تبدیل اهداف به فعالیت ها می باشد که از این طریق ما به خواسته های(اهداف) مد نظر سازمان دست یابیم.

انواع فعالیت :

1. فعالیت های جاری : به فعالیت های جاری و تکراری سازمان اطلاق می شود که بر اساس سیاست ها، دستورالعمل ها، مقررات و آئین نامه ها صورت می گیرد .
2. فعالیت های مداخله ای : بر اساس مشکلات خاص منطقه و اهداف غیر تکراری، انجام می گیرد .

برنامه ریزی عملیاتی می بایستی شامل هر دو نوع فعالیت باشد

فعالیت های جاری در بخش جدول تفضیلی به فعالیت های مداخله ای اضافه می شوند

فعالیت ها را نیز می توان ، عوامل موثر بر استراتژی ها ، در نظر گرفت

فعالیت ها نیز می بایستی الویت بندی شوند

شرح تفصیلی فعالیت ها (سازمان دهی فعالیت ها)

جدول زمانبندی (Time Table)

• مهمترین و متداولترین جدول زمانبندی مورد استفاده جدول گانت می باشد که قدمت آن به یک قرن می رسد.
• جدول گانت یک ابزار سودمند مدیریتی برای برنامه ریزی و کنترل (پایش فعالیت ها) می باشد که ترتیب زمانی فعالیت ها پیش بینی (برنامهی ریزی) شده و فعالیت های انجام گرفته را نشان می دهد.
• جدول گانت یک نمودار ستونی است که زمان در محور افقی و فعالیت ها در محور عمودی آن قرار گرفته اند.
• ستون نمودار نشان دهنده نتیجه کار در یک مدت معین است.
• برای تهیه نمودار گانت ابتدا کلیه فعالیت های هر استراتژی لیست شده ، سپس موعد ومدت زمان هر فعالیت پیش بینی می شود بر اساس تقدم زمانی ، جدول گانت رسم می گردد.
• در حین اجرای برنامه فعالیت هایی که عملا انجام گرفته اند نیز در جدول برای مقایسه و انجام اقدامات اصلاحی مشخص می شوند.

جدول گانت (Gantt Chart )

ارزشیابی و کنترل (Evaluation & Control)

 تعریف ارزشیابی : انطباق نتایج با اهداف برنامه و اقدامات اصلاحی در صورت لزوم در اجزا برنامه  .

از نظر :

• ساختار
• سیستم
• رفتار

بدون تعیین استراتژی نباید در ساختار ، سیستم و رفتار تغییر ایجاد نمود .

 پایش و ارزشیابی برنامه :

ارزشیابی : سنجش میزان تحقق اهداف ( اختصاصی )

پایش : انطباق فعالیت های در حال اجرا با استاندارد های برنامه

پایش دارای دو جنبه می باشد :

پایش کمی : بهترین ابزار آن جدول گانت می باشد .

پایش کیفی : مقوله بسیار مهمی می باشد که خود مجال دیگری می طلبد .