اصول و قواعد برنامه ریزی

اصول و قواعد برنامه ریزی

مدیریت؛ علم اداره کردن فرد، خانواده، سازمان و جامعه است. با این تعریف ساده می توان گفت همه انسان ها در جایگاه و نقش مدیر قرار می گیرند تا بتوانند خود، خانواده یا محل کسب و کارشان را مدیریت کنند .
در علم مدیریت همه مدیران دارای پنج وظیفه اصلی هستند.
1. برنامه ریزی
2. سازماندهی
3. بسیج منابع
4. هدایت
5. کنترل
فرآیند برنامه ریزی را به بیان ساده این طور می گوئیم، شما هر لحظه خواسته ای دارید و به خودتان می گویید چه کار کنم تا به نتیجه و خواسته ام در فلان مدت برسم. این تفکر دورنی با خودت را برنامه ریزی ذهنی می گوئیم، حال اگر بخواهیم ذهنیات خودمان را بر اساس قواعد علم مدیریت سامان بدهیم باید اصول و قواعد برنامه ریزی را بدانیم و طبق این روشها برای رسیدن به اهداف خودمان اقدام کنیم .

تعریف برنامه ریزی

برنامه‌ریزی، فرآیند تفکر و تدوین اقداماتی است که برای رسیدن به اهداف مطلوب باید صورت پذیرد.
بعبارتی دیگر برنامه‌ریزی، تعیین و تدوین راه رسیدن به اهداف مطلوب است.

فلسفه برنامه ریزی

1. شناخت نقاط ضعف و قوت داخل سازمان
2. شناخت از فرصتها و تهدیدات بیرونی
3. آینده پژوهی نسب به روند فعالیت های سازمان
4. تعیین اهداف کلی و بین بخشی در سازمان
5. چاره اندیشی برای حل مشکلات و بحران ها
6. ایجاد تحول و رشد همیشگی در سازمان
7. زمینه سازی اجرای صحیح تصمیمها
8. نظم بخشی به همه فرآیندها و امور سازمان
9. دست یابی به اهدافهای کوتاه و بلند مدت
10. تعیین بودجه و قدرت دفاع از آن
11. ایجاد روح تفاهم و همکاری در سازمان
12. تعیین نظاماتی برای کنترل دقیق عملکرد سازمان

تعریف هدف

خواسته های مطلوب فرد یا سازمان که در ظرف زمان مشخص قابل دستیابی هستند.

خصوصیات اهداف

مطابق اصول و قواعد برنامه ریزی، اهداف باید دارای پنج ویژگی های ذیل (SMART) یا بعبارتی هوشمند باشند.
1. اهداف واضح و مشخص باشندspecific objectives ))
2. اهداف قابل اندازه گیری باشند (Measurable )
3. اهداف دست یافتنی باشند ( Attainable )
4. اهداف مرتبط با هدف کلی باشند ( Relevant )
5. اهداف دارای زمان مشخص باشند ( Time – bounded )

زمان بندی اهداف

فرد یا سازمان برای رسیدن به هر یک از اهداف خود، اصولا زمانی خاص لازم دارد تا اقدامات مقتضی را در موعد مقرر انجام دهد تا نتایج مورد انتظار بدست آید و به اهداف تعیین شده برسد.
طبق این قاعده، زمان بندی اهداف را به سه مرحله تقسیم بندی نموده اند .
• اهداف بلند مدت : پنج سال به بالا
• اهداف میان مدت : یک تا پنج سال
• اهداف کوتاه مدت : یک ماه تا یک ساله

ویژگی های مطلوب در اهداف

اهداف خواسته های مطلوب ماست که باید این ویژگی ها را در آن لحاظ کنیم تا آنها جامع و کاربردی و دست یافتنی گردند این ویزگی ها عبارتند از :
1. بدور ازخیالات و کلی گوئی باشد
2. دارای روح بلند همتی باشد
3. کامل و جامع و مانع باشد
4. ایجادکننده تعهد برای افراد باشد
5. واقع بینانه و دقیق باشد
6. قابل اندازه گیری باشد
7. قابلیت دستیابی باشد
8. دارای تازگی و دقت باشد
9. قابلیت همسوئی با بازارهدف باشد
10. دارای محدوده زمانی معین باشد
11. مدون و مکتوب باشد

انواع اهداف دریک سازمان

هر هدفی که ما برای خودمان یا سازمان تنظیم می کنیم طبعا دارای ابعاد مختلفی است که در ذهن وفکر ما رسوخ می کند به ناچار این ابعاد را باید بدانیم و بسنجیم و مطابق شرایط زمان و مکان اهداف اصلی را سامان بدهیم .
1. اهداف واقعی، سبب تعیین اهداف فرعی
2. اهداف چند بعدی، سبب تعالی سازمان
3. اهداف اقتصادی؛ سبب بقاء و سودآوری
4. اهداف خدمتی، سبب تامین منافع جامعه
5. اهداف کمی، سبب تعیین اهداف غیرکمی
6. اهداف شخصی، سبب حضور فرد در سازمان
7. اهداف سیاسی، سبب ناهماهنگی در سازمان

الویت های برنامه ریزی

• افزایش احتمال رسیدن به اهداف از طریق تنظیم کارها
• تمرکز بر روی هدف و دوری از تغییر مسیر
• رعایت مسائل اقتصادی و سود مادی و معنوی

موانع برنامه ریزی در اصول و قواعد برنامه ریزی

1. نا آگاهی مدیران نسبت به برنامه ریزی
2. تفویض اختیار به زیردستان برای تنظیم برنامه
3. عدم دخالت عناصر اجرایی در تنظیم برنامه
4. قصور در ایجاد جو موافق برنامه ریزی
5. درگیر شدن مستمر در امور جاری
6. تصمیم گیری مدیران بر مبنای سلیقه
7. تدوین برنامه خشک و غیر قابل انعطاف

محدودیت های برنامه ریزی

1. عدم استفاده از علم و دانش
2. عدم همگرایی با متخصصین
3. تقلید ناشیانه از دیگران
4. فریب خوردن در مسیرکار
5. عدم انعطاف پذیری در کار
6. احساس دست و پاگیر بودن برنامه
7. غفلت از استعدادهای سازمان
8. پیروی از ظن و گمان
9. پیروی از اکثریت ناشی
10. عدم تعهد برای تحقق هدف

انواع برنامه ریزی

• برنامه ریزی اساسی ( استراتژیک )
• برنامه ریزی اجرایی ( عملیاتی )
• برنامه ریزی تخصصی ( ویژه )
• برنامه ریزی اظطراری ( موردی / اقتضایی )

اصول برنامه ریزی

• اصل تعهد
• اصل انعطاف

زمان بندی برنامه ریزی

• برنامه ریزی بلند مدت ( بالای 5 سال )
• برنامه ریزی میان مدت ( پنج سال )
• برنامه ریزی کوتاه مدت ( یک سال )

ویژگی های برنامه ریزی موثر

1. توجه به زمان مورد نیاز اجراء برنامه
2. بوجود آوردن جو مناسب در سازمان
3. جامع، مانع و کامل بودن مسیر برنامه
4. مشخص کردن ارتباطات مسیر برنامه
5. صراحت و آشکار بودن مسیر برنامه
6. قابلییت انعطاف داشتن در مواقع لزوم
7. قابلییت اجرا داشتن برنامه در سازمان
8. مستدل و متقن بودن برنامه
9. مدون و مکتوب بودن برنامه

گام های برنامه ریزی

در اصول و قواعد برنامه ریزی، برای تدوین یک برنامه دقیق و قابل اجرا، باید طبق گام های ذیل اقدامات مورد نیاز را، با دخیل کردن همه مدیران و کارشناسان مربوط به هر بخش در سازمان کار را باید آغاز کرد و با نگاه سیستمی و کل نگر برنامه های دقیق و قابل اجراء را تدوین نمود.
1. شناخت ضعف ها و قوت های داخلی سازمان
2. شناخت فرصت ها وتهدیدات بیرونی سازمان
3. ارزیابی و تحلیل موانع و مشکلات پیش رو
4. کسب اطلاعات و آمار مورد نیاز تدوین برنامه
5. تعیین اهداف دقیق (کمی و کیفی ) هر بخش
6. دسته بندی و تجزیه و تحلیل اطلاعات و آمار
7. تعیین فرضیه و الگوی درست و مناسب
8. ارزیابی راه حل ها و تعیین بهترین راه کار
9. پیش بینی احتمالی موفقیت راه کار عملی
10. تدوین برنامه زمان بندی انجام هر فعالیت
11. تدوین برنامه پشتیبانی، نیرویی، مالی و امکاناتی
12. تدوین و نمایش برنامه به ارقام و نمودار درست
13. ارزیابی مجدد برنامه و به تصویب رساندن آن
14. ابلاغ برنامه توسط مقامات ذیصلاح به رده مربوطه
15. شروع به اجرا نمودن دقیق برنامه ها و ارائه گزارش
16. نظارت و کنترل دائمی برنامه مصوب
17. ارائه بازخوردهای اجراء برنامه به مدیران عالی

الزامات برنامه ریزی

از دیدگاه اصول و قواعد برنامه ریزی، در مفهوم الزامات اینگونه می توانیم بگوئیم که؛ رعایت مجموعه عواملی که منتج به چیرگی در سخن و یا متعهد کردن ما به انجام کاری شود .
بدین منظور موقعی که می خواهیم برنامه، سازمان را تدوین و تنطیم کنیم، باید به الزامات ذیل توجه کنیم تا تعهد سازمانی برای رسیدن به برنامه را شکل داده و افزایش دهیم .
• داشتن علم و آگاهی نسبت به نوع فعالیت کسب و کار
• اندیشه و تفکر در ابعاد مختلف و حواشی مورد انتظار
• آینده نگری و جامع نگری نسبت به همه بخش های کار
• الگوگیری از سازمان های موفق در حوزه کسب و کار
• شناخت عواملی که امکان ضربه زدن به برنامه را دارند
• رعایت اصول اعتدال و میانه روی در انجام هر کار
• تعیین شرایط تغییر بموقع در هر مقطع از زمان مورد انتظار
• الویت بندی اهداف و فعالیت های مورد انتظار
• زمانبندی دقیق انجام هر فعالیت توسط هر بخش
• ایجاد زمینه نظم و نظام در انجام کارها
• تحلیل شرایط برای رسیدن به نتیجه نهایی
• بازرسی و نظارت در هر مقطع از زمان
• پرسیدن سوال و ابهامات از اهل فن و متخصصین
• استفاده از تجربه افراد مجرب و کارگشته
• اندازه گیری دقیق هر فعالیت به لحاظ زمانی
• لحاظ کردن توانایی انجام کار توسط مجریان
• تنظیم قابلیت های اجرایی کارکنان در هر مرحله
• امکان سنجی و تهیه ابزار وامکانات مورد نیاز برنامه
• حرکت مستقیم و مستمر برای رسیدن به هدف
• رعایت اصل محکم کاری در تمام مراحل کار
• تقسیم بندی وظایف هر بخش و هر فرد در کار

فرآیند برنامه ریزی در اصول و قواعد برنامه ریزی

• تعیین مقاصد
• تدوین بیانیه ماموریت
• تدوین اهداف دور برد و بلند مدت (کمی و کیفی)
• تعیین اهداف کوتاه مدت
• تهیه و تعیین استراتژی ها
• تهیه و تدوین سیاست ها
• تهیه قوانین، مقررات و ضوابط
• تهیه تاکتیک ها و خط و مشی ها
• تهیه رویه ها و روش ها
• تنظیم برنامه سالیانه
• بودجه بندی برنامه سالیانه

فنون برنامه ریزی

• جدول گانت
• سی پی ام
• تجزیه و تحلیل شبکه
• تحقیق عملیات ( سیمپلکسها )
• برنامه ریزی خطی
• برنامه ریزی غیر خطی

برنامه ریزی بازاریابی

در فرآیند مدیریت بازاریابی اولین گام برنامه ریزی در هر گام از اقدامات ماست. بر این اساس ما باید طبق اصول و قواعد برنامه ریزی برای هر کدام از سرفصل های ذیل ابتداء برنامه دقیق تدوین کنیم تا بتوانیم طبق برنامه با سعی و تلاش جدی به اهداف مورد انتظار در بازار هدف برسیم .

• برنامه ریزی تعیین بازار هدف
• برنامه ریزی تولید محصول و خدمت
• برنامه ریزی فروش در بازارهدف
• برنامه ریزی جذب، حفظ و توسعه مشتری
• برنامه ریزی برندینگ
• برنامه ریزی دیجیتال مارکتینگ
• برنامه ریزی تبلیغات و روابط عمومی
• برنامه ریزی بازار صادرات در کشورهای هدف