سازماندهی و شرح وظایف سازمان

سازماندهی و شرح وظایف سازمان

تعریف سازمان

در تعربف سازماندهی و شرح وظایف سازمان می گویند، سازمان عبارتست از گروهي انسان، متشكل از دو يا چند تن كه در محيطي با ساختار منظم و از پيش تعيين شده براي نيل به اهداف گروهي با يكديگر همكاري مي‌كنند (بووي، 1993،7).

تعریف سازماندهی و شرح وظایف سازمان

سازماندهي یعنی تعيين ساختار و وظايفي است كه بايد در سازمان بدقت توسط افراد با دانش و مهارت های لازم اجرا شوند.

مشخص كردن افراد واجد شرایط از همه جهات كه بايد آن وظايف را انجام دهند و تعيين شرح وظايفي كه بتوانند با هم يك گروه شغلي تشكيل دهند.

همچنين در اين وظيفه مدير تعيين مي‌كند كه چه كسي به چه كسي گزارش مي‌دهد و تصميمهاي سازمان در كجا اتخاذ مي‌شود.

سازمان به ‌عنوان سيستم

اصولا موضوع سازماندهی شرح وظایف سازمان به عنوان یک سیستم شناخته می شود که:

1. سازمان به عنوان يك كل، كه شامل مجموعه‌اي از بخشهاي جدا از هم از قبيل، منابع انسانی، امور مالي، توليد، تدارکات، حقوقی، بازاريابي و مانند آنهاست درنظر گرفته می شود.
2. بر روابط سازمان با محيط اطراف، كه خصوصاً در اين زمان واجد اهميت است، تأكيد شود.
3. بر نقش حساس و اساسي جريان اطلاعاتي، كه نشان عصر حاضر و پيشرفت كامپيوتر است، تأكيد شود (بوچل، 1977، 29)

سیستم های باز و بسته سازمان

در موضوع سازماندهی و شرح وظایف سازمان سیستم به دو شکل تعریف شده است.

     سیستم باز

• همان‌طور كه گفته شد، در نظريه‌هاي كلاسيك، سازمان را سيستمي بسته مي‌دانستند یعنی تمام فرآیندها در اختیار شخص مدیر سازمان بود.

     سیستم بسته

• ولي در نظريه‌هاي جديد سازماني، سازمان در عين حال كه سيستمي باز است، به عنوان سيستمي «فني – اجتماعي» مطرح مي شود. یعنی مدیریت همه کارها را در قالب سیستم فرآیند محور تعریف کرد و برابر قواعد سازماندهی به اشخاص تفویض نموده است و هر کس کار خودش را به خوبی انجام داده و پاسخگو است.

جبنه های مختلف سازمان

جنبه فنی و تخصصی

جنبه فني و تخصصی سازمان شامل ابزارها، ماشينها، وسايل و روشهاي عملياتي است.

جنبه اجتماعی

جنبه اجتماعي آن كه خود سيستمي فرعي را تشكيل مي‌دهد بيانگر روابط كاركنان در درون سازمان است.

اين سيستم فرعي كه مركب از آرمانها، عواطف و انتظارات كاركنان و مديران است، از عناصر تشكيل دهنده سيستم كلي است. دو جنبه فني و اجتماعي يك سازمان به هم وابسته و مرتبط‌اند. البته اين سيستمها در سازمانهاي مختلف، با توجه به هدفها و مقاصد سازمانها متفاوت‌اند (فرشاد، 1362، 146- 165)

ساختار سازماني

– روابط ميان واحدهاي سازماني كه حدود اختيارات، سلسله مراتب، سطوح فرماندهي و نحوه تقسيم و توزيع وظايف ميان واحدها را نشان مي دهد و شامل شرح وظايف، نمودار سازماني و پست هاي سازماني مي باشد.

انواع سازمانها

1. سازمانهاي انتفاعي و غيرانتفاعي.

سازمانهاي انتفاعي سازمانهايي هستند كه با هدف كسب سود تشكيل مي‌شوند. اين سازمانها ممكن است يك مالك و يا چندين هزار صاحب سهام داشته باشند. اكثر موسسه‌هاي تجاري جزو اين دسته از سازمانها محسوب مي‌شوند.

2. سازمانهاي دولتي و خصوصي.

سازمانها از نظر مالكيت نيز به دو دستة دولتي و خصوصي تقسيم مي‌شوند. برخي سازمانها مانند ذوب آهن، فولاد، مخابرات و مانند آنها در ايران دولتي محسوب مي‌شوند زيرا دولت آنها را كنترل مي‌كند.

انواع ساختارهاي سازماني

ساختار وظيفه‌اي يا تك بعدي از 1925 تا 1974

1.سازمانها با فعاليتهاي ثابت
2. طولي (حكومتي) و عرضي (مشاركتي)
3. تعريف وظايف و انتخاب كاركنان
4. پست سازماني و سلسله مراتب سازماني
5. طبقه بندي مشاغل
6. آموزش رسمي
7. عدم جابجائي و تنوع شغلي

ساختار پروژه‌اي يا دو بعدي از 1974 تا 1987

1.تركيب ساختار وظيفه‌اي در رأس سازمان و پروژه.
2. سيستم كنترل پروژه و درصد پيشرفت در ارزيابي عملكرد كاركنان
3. انتخاب كاركنان بر حسب تخصص در پروژه و تيمهاي چند تخصصي
4. دو مديري كاركنان مدير سازماني و مدير تخصصي در پروژه‌ها
5. آموزشهاي رسمي و غيررسمي
6. جابجائي شغلي با توجه به جهت پروژه و شكوفايي استعداد‌ها
7. فعالیت متنوع در یک مقطع خاص و جمع شدن کارها

ساختارهاي جديد سازماني

در علم سازماندهی و شرح وظایف سازمان ساختارهای جدید سازمانی تشکیل سازمانی با محيط پويا، پيچيده و تحولات گسترده به خصوص در زمينه تكنولوژي اطلاعاتي، تغييــــرات در ساختارهاي سازماني را اجتناب ناپذير ساخته است.

درجهت پاسخگويي و تطبيق با نيازهاي محيطي، شكلهاي جديد سازماني به وجود آمده اند تا ضمن تقويت هماهنگي افقي و ايجاد ساختها و فرايندهاي سازماني ساده و روان، موجبات رضايت مشتريان داخلي و خارجي را فراهم كنند.

يكي از مهمترين ويژگيهاي مشترك اين ساختارها، تامين منابع از خارج سازمان (OUT SOURCING) وارتباط افقي آنهاست.

باتوجه به تغييرات و تحولات و پيشرفتهاي اخير در محيط رقابتي ديدگاه سازمانها و شركتها تغيير پيدا كرده است و اين تغييرات و تحولات چنان سريع هستند كه هيچ شركتي يا سازماني نمي تواند به تنهايي همه كارها را خود انجام دهد.

از آنجا كه هزينه سرمايه گذاري موردنياز جهت تحقيق و توسعه، طراحي محصول، انتقال فرايند و جايگزيني ابزار جديد بسيار بالاست و به سازمانها و شركتهايي كه شديداً از ادغام عمودي بهره مي گيرند اجازه نمي دهد كه توان رقابتي خود را در تمام فعاليتها حفظ كنند.

سازمانها و شركتها بهتر است به استراتژي تامين منابع از خارج سازمان روي آورند.
تامين منابع از خارج سازمان يعني اينكه كالاها و خدماتي كه قبلاً در داخل سازمان تهيه مي شد، از ديگران خريداري شود و از خدمات آنها استفاده گردد. لذا جهت پاسخ به نيازهاي محيطي شكلهـاي جديد ساختار سازماني به وجود آمده اند كه مهمترين ويژگيهاي مشترك آنها عبارتند از:

مهمترين ويژگيهاي مشترك سازمان های جدید

• تامين منابع از خارج سازمان
• وجود ارتباطات شبكه اي بين بخشها و واحدها
• مرزهاي سازماني منعطف
• تكيه بر كاركنان دانشي
• قدرت سازمانهاي جديد در توانايي تركيب منابع خود با منابع سازمانهاي ديگر
• رشد و تغيير بسيار سريع
• قرارگرفتن يك قلب و هسته شايستگي محوري در مركز اصلي سازمانها
•  توانايي خلاقيت
•  محصول منحصر به فرد
•  ازائه خدمت خاص
•  روش بازاريابي ويژه
•  قدرت مالي بالا

باتوجه به بيان و توصيف تفاوت ساختارهاي جديد با سنتي و ويژگي مشترك سازمانهاي جديد در ذيل اين ساختارها يا سازمانها جديد به طور جداگانه بيان شده و تشريح مي گردند.

سازمانهاي شبكه اي

تلاش سازمانهاي شبكه اي بر پيشگيري از مشكلات و خلاقيت در مزيتهاي رقابتي بازار، متمركز است. ساختارهاي شبكه اي حداقل شامل سه شكل مختلف است
1 – داخلي
2 – باثبات
3 – پويا
شبكه داخلي: براي دستيابي به منابع بازار و كارآفريني و خلاقيت بدون استفاده از منابع خارج از سازمان طراحي مي شود و مديران اين ساختارها درجهت تنظيم قيمت و نوآوري و خلاقيت تشويق مي گردند. شبكه هاي داخلي به وسيله جنرال موتورز از دهه 1980 به كار گرفته مي شوند.

شبكه باثبات: انعطاف پذيري را در زنجيره ارزشي يك شركت يا سازمان بالا مي برد و در اين گونه ساختارها و شبكه ها دارائيها معمولاً متعلق به بيش از يك شركت است، اما به يك كسب و كار خاص تخصيص مي گردند. اغلب يك گروهي از فروشندگان و عرضه كنندگان در اطراف شركتها و سازمانها هستند كه ورودي شركت را تامين و خروجي اش را توزيع و به فروش مي رسانند. براي مثال شركت بي.ام.و بين 55 و 75 درصد از هزينه هاي توليدي را به بيرون از سازمان واگذار كرده است و از خدمات ديگران استفاده مي كند.

ساختارهاي شبكه اي پويا: در محيط هاي رقابتي متغيـــــر و متحول به كار گرفته مي شوند و اين گونه ساختارها تخصص و انعطاف پذيري را توسعه مي دهند. مثلاً شركتهاي اسباب بازي، مستلزم استفاده از منابع خارج از سازمان هستند.

ساختـــارهاي شبكه اي چهار ويژگي عمده اي دارند:
سازمانهاي مستقلي هستند كه هريك وظايفي چون توليد، بازاريابي و طراحي محصول را به عهده دارند؛كارگزار (BROKER) يا يك مركز هماهنگي وجود دارد كه اين گروهها را با يكديگر منطبق ســاخته و درجهت اهداف تعيين شده بسيج مي كند؛
مكانيسم هاي بازار اجزاي شبكه ها را با يكديگر منطبق مي سازند؛
سيستم هاي اطلاعاتي با اطلاعات شفاف اجـــــزاي شبكه را همـــــاهنگ مي سازند.

سازمانهاي ستاره اي شكل يا خوشه ستاره اي

سازمانهايي كه ساختار ستاره اي شكل دارند، دائماً هسته خود را مهندسي مجدد و منسجم مي سازند و بدين وسيله سرمايه ها و ظرفيتهاي معنوي مهم خود را حفظ مي كنند. اين ساختارها متناسب با شركتها و سازمانهايي هستند كه شايستگيها و قابليتهاي محوري بسيار گرانبها و پيچيده دارند و داراي محصولات متنوع و بازارهاي چندگانه مستقل هستند.

در اين سازمانها، موسسه مركزي با گره ها يا مراكز كوچك پايين دستي پيمانهايي شكل مي دهد تا بدين وسيله از مراكز كوچك با دانش، مهارتها و منابع محوري خود حمايت كرده تا هريك از اين مراكز در بازارهاي خود نوآوري و كارآفريني داشته باشند و ممكن است اين مركز كوچك نيز به نوبه خود ضمن دستيابي به شايستگي محوري پاره اي از امور را به ديگران واگذار كنند.

به عنوان مثال، شركت ترموالكترون باتوجه به قابليتهاي محوري خود اگر در بازار با فرصتهايي روبرو گردد براي بهره برداري از آنها شركت جديدي تاسيس و بخشي از سهام آن را مالك مي شود.

پس سازمانهاي ستاره اي شكل بهترين عملكرد و اثربخشي را با استفاده از استـــــــراتژي تامين منابع از خارج سازمان مي توانند داشته باشند البته مركزيت اين گونه سازمانها داراي شايستگيهاي محوري بوده و گره ها يا مراكز كوچكتر كسب و كارهاي موقتي در بازارهاي مختلف هستند كه شكل ساختاري اين گونه سازمانها در شكل (3) نشان داده شده است.

سازمانهاي تارعنكبوتي

بهترين راه براي حصول اطمينان از جريان يافتن اطلاعات و دانش استفاده از خدمات ديگران يا تامين منابع از خارج سازمان است.

مثلاً شركت آرتوراندرسن دفاتري در تمام نقاط دنيا دارد كه گروهي از متخصصان گردآوري كرده يا به عبارتي نيروي انساني اين شركت مبتني بر كامپيوتر بوده كه اگر مشكلي براي مشتريانش به وجود آيد.

شركت متخصصان مختلف را از نــواحي مختلف به محل اعزام مي كند. درضمن كارشناسان مختلف با استفاده از شبكه داخلي مطمئن شركت مي توانند همزمان از نقاط مختلف دوردست به بررسي موضوع بپردازند.
سازمانهاي تارعنكبوتي مي توانند يك پشتيباني تخصصي بر مناطق چندگانه جغرافيايي بدهند، ريسك سرمايه گذاري را كاهش داده و خلاقيت و نوآوري افراد را بالا برده و احتمال اختراعات انقلابي را افزايش دهند.

شرط اوليه ايجاد و توسعه اين مناسبات اين است كه اهداف و تعهدات جنبه مشترك و يكنواخت پيدا كنند تا بدين وسيله سازگاري واحدها افزايش يافته و روحيه تفاهم بيشتر گردد.

سازمانهاي پارندي یا سه وجهی

در علم سازماندهی و شرح وظایف سازمان؛ بعضي ها، اين سازمانها را به عناوين ديگر مثل ســازمانهاي سه وجهي و شبدري بيان كرده اند.

در واقع اين سازمان را براي اولين بار «چارلزهندي» در سال 1989 معرفي كرد.

سازمانهاي پارندي فعاليتهاي غيراستراتژيك را در زنجيره ارزش مشخص و آنها را به واحدهاي خارجي محول مي كنند. با اين شيوه عمل، هزينه هاي سازمان كاهش مي يابد و نيروي مديريت صرف فعاليتهاي اصلي و اساسي مي شود.

سازمان پارندي (ODULAR ORGANIZATION) به مديريت قدرت مي دهد تا نيرو و توان خود را بر زمينه هايي متمركز كند كه سازمان داراي مزيتهاي رقابتي است و به علاوه از امور جزئي و كم اهميت خود را رها مي سازد.
ساختار اين نوع سازمانها، شبيه برگهاي نوعي شبدر است كه شكل سه وجهي دارد.
• نخستين برگ نمايانگر كاركنان كليدي سازمان
• دومين برگ نمايانگر مقاطعه كاران خارجي
• سومين برگ نشانگر نماينده كاركنان منعطف است.
كاركنان كليدي : شامل حرفه اي هاي باهوش و پراستعداد است كه ساعتهايي طولاني كار مي كنند و دستمزد آنها نيز زياد است. اين افراد صاحب دانش سازماني هستند و همين بخش اين سازمان را از سازمانهاي ديگر جدا و متمايز مي سازد. به دليل آنكه اين بخش بسيار پرهزينه است، سازمان پيوسته درصدد كوچك كردن اين قسمت و در عوض گسترش دادن قسمتهاي ديگري است.

مقاطعه كاران : متخصصاني هستند كه كارهايشان را كاركنان كليدي غيراساسي تلقي مي كنند. اين نوع كارها را خود سازمان نيز ترجيح مي دهد كه افراد ديگري انجام دهند.
نيـــــروي كار منعطف : شامل كارگران پاره وقت يا موقت است كه كارهاي متفرقه سازمان را در مواقعي كه حجم كار سازمان در اوج خود قرار دارد انجام مي دهنـــد.

ساختار ماتريسي يا سه بعدي از 1987 تا 1992

1. تركيب ساختار وظيفه اي در رأس سازمان و پروژه‌ها.
2. فعاليتها در پروژه‌ها تعريف شده است.
3. سيستم كنترل پروژه و درصد پيشرفت پروژه در ارزيابي عملكرد كاركنان
4. انتخاب كاركنان بر حسب تخصص در پروژه‌هاي مختلف.
5. مديران پروژه زير نظر مديران ارشد.
6. بهره‌وري عملكرد بالا.
7. آموزش رسمي و غيررسمي.

سازمان های مجازي

واژه مجازي از مباحث كامپيوتر به عاريت گرفته شده است. در كامپيوتر به حافظه اي كه بيشتر در ظرفيت حافظه واقعي است، حافظه مجازي مي گويند.

در سازمان نيز باتوجه به اينكه از منابع بيروني كه واقعاً به سازمان متعلق نيست، سازماني به وجود آمده است به همين خاطر آن را سازمان مجازي مي گويند.

پس سازمان مجازي عبارت است از شبكه موقت از شركتها شامل عرضه كنندگان، مشتريان و حتي رقبا كه در نقاط مختلف دنيا پراكنده بوده و با سرعت با همديگر همكاري و ارتباط برقرار كرده تا از فرصتها استفاده كنند و در يك تلاش جمعي هريك از شركاء شايستگيهاي محوري خود را ارائه مي كنند تا عمليات به نحو احسن انجام شود آن چنان كه به هيچ وجه يك شركت به تنهايي از عهده آن برنيايد.

از ديدگاه ديگر، سازمان مجازي نمونه اي از سازمانهاي آينده اي هستند كه در آنها پيچيدگي، وسعت و حجم عمليات به گونه اي است كه ديگر نمي توان آنها را به صورت سازماني متمركز و واحد اداره كرد، بلكه براي ادامه كار آنها نياز به سازمانهاي ديگر است.

درمجموع سازمانهايي كه با همه سازمان مجازي را تشكيل مي دهند، هر سازمان اثربخشي خود را در ارتباط با سازمان ديگر به دست مي آورد. آنچه به آنها معني مي بخشد نوعي اتفاق و اتحاد موقت است.

سازمان مجازي بسياري از فعاليتهاي خود را از منابع خارجي تامين مي كند و ساختاري را به وجود مي آورد كه در آن به جاي انجام وظايف سنتي در هر واحــــد داخلي واحدهاي خارجي عهده دار انجام آن وظايف مي گردند.

سازمانهای آمیبی

ساختار آميبي يا سازمانهاي يادگيرنده فرآيندي از 1992 تا 2005
1. پست سازماني وجود ندارد متولي سرفرآيند و فرآيند و زيرفرآيند وجود دارد.
2. سلسله مراتب اداري و موانع ارتباطي وجود ندارد.
3. فعاليتها در فرآيندها تعريف شده است.
4. آموزش و تخصص كاركنان هرچقدر بالاتر، اختيارات بالاتر است.
5. از پتانسيل كاركنان با بهره‌هاي بالا استفاده شود.
6. كارايي عملكرد در فرآيند تعريف شده است.
7. ارتباط متوليان فرآيندها در جدول تعاملي تعريف شده است.
8. خلاقيت و نوآوري حاكم است.
9. شركت درگير سيستمهاي انفورماتيكي است.
10. مديران ارشد از مهارتهاي اداراكي برخوردار هستند و استراتژيك فكر مي‌كنند.
11. آموزشهاي غيررسمي حاكم است.

تاپ چارت سازماني آميبي

• هيأت امناء
• هيأت مديره
• مديرعامل

1. سرفرآيندمديريت
2. سرفرآيندپشتيباني
3. سرفرآينداجرائي
4. سرفرآيندعملياتي

سازمانهاي تخيلي

طبق نظر هدبرگ سازمان تخيلي سيستمي است كه در آنجا منابع و فرايندهاي ايجاد شده در خارج از محدوده مرز قانوني هدايت و اداره مي گردند.
سازمان تخيلي داراي يك بنيه اساسي است كه متشكل است از:
• يك شركت هدايت كننده مركزي
• يك خيال پرداز و نقش استراتژيك (وي مي تواند يك كارآفرين يا يك رهبر باشد)
• يك بينش كسب و كار تا شبكه را منسجم نگه دارد
• يك فرهنگ تخيلي منحصر به فرد
• يك مشتري پايه اي كه ازطريق محصول و سيستم تحويل و سفارش با شركت اصلي ارتباط دارد
• سيستم بازاريابي و سيستم پرداخت
• شركاء حوزه کار

ويژگيهاي سازمانهاي تخيلي عبارت است از:

• بسيار بزرگتر از آن هستند كه در چارت سازماني نمايان هستند
• بسيار پرمايه تر از آن هستند كه ترازنامه شان نشان مي دهد
• سازمانهايي هستند كه در آن همراه با مشتري ايجاد ارزش مي گردد
• با مشتريان به عنوان اعضاي معمولي سازمان رفتار مي شود
• افراد و كاركناني كه به استخدام اين گونه سازمانها درمي آيند خيلي كمتر از افرادي هستند كه درگيرند

سازمانهاي خوشه اي

سازمانهاي خوشه اي (CLUSTER ORGANIZATIONS) سازمانهايي هستند كه در آن گروهي از افراد با هم كار مي كنند تا مشكلات كسب و كاري را برطرف كرده يا يك فرايند جديدي را تعريف و تدوين كنند و بعد از اينكه كارشان انجام شد، از هم جدا مي شوند.

پس سازمانهاي خوشه اي مبتني بر تيمها و گروهها هستند كه اعضاي اين تيمها ممكن است ازمناطق جغرافيايي مختلف باشند و ازطريق سيستم ارتباطات و اطلاعات با هم ارتباط برقرار كرده و با هم كار كنند.(APPLEGATE & CASH & MILLS, 1988, P.130)

در سازمانهاي خوشه اي خوشه ها يا تيمها طراحي و ايجاد شده تا:
• جريان اطلاعات را سرعت بخشند
• زمان چرخه محصول را كوتاهتر سازند
• شركتها را به مشتريانشان نزديك كنند
• كارايي و اثربخشي را افزايش دهند
اساس اين خوشه ها، سيستمهاي كاري با مهارتهاي چندگانه و منعطف هستند كه باتوجه به بينش و فلسفه وجودي شركت يا سازمان تشكيل شده و وظايفي را عهده دار مي شوند. تعداد اعضاي آنها از 5 تا 7 نفر يا از 30 تا 50 نفر هستند كه اين به طبيعت كار بستگي دارد.

هفت ويژگي هاي سازمانهاي آينده

1- ساختار تخت
2- مرزهاي مبهم
3- همکاري معین
4- تمرکز بر روي قابليتهاي اصلي
5- گروههاي منعطف
6- مشارکت چندسویه
7- اعتماد تعریف شده

منابع :
1. عباس منوريان، سازمانهاي متناسب با عصر اطلاعات، مديريت دولتي و شماره 45 و 46، 1378.
2. الواني، سازمان مجازي، مديريت دولتي، فصلنامه علمي – كاربردي، شماره 41 و 42، سال 1377.
3. اكبر حسن پور: دانشجوي كارشناسي ارشد مديريت دولتي دانشگاه تهران